Dane, które wychodzą z placówki: P1, e-usługi, rozliczenia z NFZ i wskaźniki

Szpital powiatowy, szósty dzień miesiąca. Dział rozliczeń wysłał do Funduszu świadczenia za poprzedni miesiąc i dostał odpowiedź z długą listą błędów. Płeć pacjenta niezgodna z numerem PESEL. Brak informacji o skierowaniu. Kod przyczyny głównej hospitalizacji niezbieżny z rozpoznaniem na oddziale. Dwie osoby z rozliczeń otwierają dokumentację, dzwonią na oddziały i szukają lekarza, który wypisał pacjenta trzy tygodnie wcześniej, a tego dnia ma wolne. Do 10. dnia miesiąca zostały cztery dni.

Nikt w tej scenie nie pomylił się w rozliczeniach. Błędy powstały w rejestracji, na izbie przyjęć i przy wypisie. Te same pola wychodzą z placówki jeszcze kilkoma drogami: do P1 i Internetowego Konta Pacjenta, do karty pacjenta, którą otworzy lekarz na SOR w innym mieście, do wskaźników jakości Funduszu, po jej uruchomieniu do Hurtowni Danych e-Zdrowia, do rejestrów medycznych i do analiz, które podmiot tworzący czyta przy programie naprawczym. Poprawka w dziale rozliczeń gasi błąd w jednym miejscu, w pozostałych zostaje.

Cały poradnik opisuje jedną zasadę: dane poprawia się tam, gdzie powstają, a każde pole ma właściciela, który wie, ile błędów w nim było w zeszłym miesiącu. Przepisy i dane urzędowe sprawdziłem 29 września 2026; przy aktach, które mogą się zmienić, podaję stan na ten dzień.

Dla kogo i jak czytać

Gabinet bez kontraktu z NFZ przeczyta rozdziały o zdarzeniach medycznych, karcie pacjenta i duplikatach oraz swoją część rozdziału o skali. Przychodnia i sieć przychodni z kontraktem z NFZ dołożą właścicieli pól, centralną e-rejestrację, Domową Opiekę Medyczną i przy umowie POZ opiekę koordynowaną. Szpital potrzebuje całości poza opieką koordynowaną, szpital specjalistyczny dołoży rejestry i archiwum obrazowe, a sieć szpitali znajdzie swoje decyzje w rozdziale o skali.

Każde pole ma właściciela: jakość danych do rozliczeń

Dlaczego błąd ląduje na końcu

Świadczeniodawca przekazuje komunikat, Fundusz go weryfikuje i odsyła potwierdzenie albo wykaz błędów i braków (§ 10 ust. 5 rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie zakresu niezbędnych informacji przetwarzanych przez świadczeniodawców, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1588 ze zm.). Zasady weryfikacji są jawne (§ 10 ust. 6): w wykazie Centralnych Warunków Walidacji i Centralnych Reguł Weryfikacji z 11 września 2026 jest 298 warunków walidacji i 1038 reguł weryfikacji. Każda sprawdza pole, które ktoś wpisał w innej części placówki.

Dokumenty rozliczeniowe składa się do 10. dnia miesiąca (§ 23 ust. 3 ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 712 ze zm.), raport statystyczny można korygować przez 40 dni po okresie rozliczeniowym (§ 23 ust. 1), dokumenty nieprawidłowe wstrzymują płatność w zakresie zastrzeżeń (§ 26 ust. 2), a na uzupełnienie jest 7 dni (§ 26 ust. 4). Gdy błędne dane przejdą weryfikację, nienależne środki zwraca się w 14 dni od wezwania (§ 28 ust. 1). Jeśli umowa zastrzega kary umowne, za dane niezgodne ze stanem faktycznym, na podstawie których Fundusz wypłacił nienależne środki, kara wynosi do 1% kwoty zobowiązania za każde naruszenie (§ 30 ust. 1 pkt 2 lit. c). Niezależnie od umowy dane osobowe mają być prawidłowe (art. 5 ust. 1 lit. d RODO).

Rozliczenia nie mają problemu z rozliczeniami. Mają problem z jakością danych, które do nich docierają.

Kto jest właścicielem pola

Właścicielem pola jest kierownik komórki, w której pole powstaje, a nie ten, kto je poprawia. Odpowiada za to, żeby jego ludzie wiedzieli, co wpisać, mieli na to czas i dostawali informację zwrotną.

Dla świadczenia w oddziale przyczyną główną jest rozpoznanie przy wypisie wpisane do księgi chorych (§ 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia o zakresie niezbędnych informacji). To decyzja lekarza; jak zorganizować pytania do niej, opisuję w rozdziale o kodowaniu. Na każdym oddziale jeden lekarz, zwykle zastępca ordynatora, odpowiada na pytania rozliczeń pod nieobecność lekarza wypisującego i ma na to czas w grafiku.

Jedna lista błędów raz w miesiącu

1. Po każdym komunikacie zwrotnym dział rozliczeń przypisuje błąd do pola i komórki, nie do osoby, raz dla kodu komunikatu. Na listę trafiają też błędy poprawione przed wysyłką.
2. Po zamknięciu miesiąca powstaje zestawienie: błędy według komórki i pola, wartość świadczeń wstrzymanych, pozycje poprawione w terminie korekty i niepoprawione.
3. W drugim tygodniu miesiąca półgodzinne spotkanie prowadzone przez dyrektora ekonomicznego albo zastępcę do spraw medycznych, z kierownikami komórek z listy, kadrami, informatykiem i rozliczeniami.
4. Z każdej dużej grupy błędów wychodzi jedna decyzja z właścicielem i terminem: szkolenie, zmiana formularza, reguła w systemie albo inny podział pracy.
5. Miesiąc później lista pokazuje, czy grupa zmalała. Jeśli nie, decyzja była zła.

Dane można przekazywać także w trakcie miesiąca (§ 11 ust. 1 rozporządzenia o zakresie niezbędnych informacji), więc wysyłka zakończonych świadczeń co tydzień daje komunikat zwrotny wtedy, gdy lekarz jeszcze pamięta pacjenta. Lista nie jest rankingiem wstydu. Jeśli się nim stanie, oddziały zaczną prosić o ciche poprawki i przestanie pokazywać, gdzie błąd powstaje.

Co zrobi system, a czego nie zrobi

System może sprawdzać pole tam, gdzie powstaje: cyfrę kontrolną numeru PESEL i jego zgodność z płcią i datą urodzenia, prawo do świadczeń w eWUŚ w chwili przyjęcia. Twarda blokada ma sens przy polach, które automat sprawdzi bez wątpliwości. Przy polach klinicznych formularz, którego nie da się zamknąć, uczy wpisywać cokolwiek, więc lepiej działa ostrzeżenie i pozycja do wyjaśnienia z lekarzem.

Tu wchodzi model biznesowy dostawcy. Tam, gdzie każde narzędzie spoza pierwotnego zakresu jest płatnym dodatkiem, raport błędów według komórek, raport statusów zdarzeń w P1 czy kolejka kodera bywają kolejnym zamówieniem. Pytajcie o nie przed zakupem i sprawdzajcie przy odbiorze, korzystając z materiałów Pytania do dostawcy oprogramowania medycznego (PDF) i Lista kontrolna odbioru systemu (PDF). Dane wprowadzone do systemu i w nim wytworzone należą do placówki, oprogramowanie jest na licencji. Lista błędów, historia korekt i statusy wysyłek to takie dane, więc placówka powinna móc je wyeksportować bez zamawiania raportu.

Od 2008 roku w szpitalach, w których pracowałem, widzę ten sam układ: kto ostatni widzi błąd, ten go poprawia, a kto go tworzy, nigdy się o nim nie dowiaduje.

Zdarzenia medyczne w P1 i Hurtownia Danych e-Zdrowia

Czym jest zdarzenie i dokąd płynie

Zdarzenie medyczne to świadczenie, którego dane placówka przekazuje do Systemu Informacji Medycznej (SIM), łącząc się przez platformę P1 (art. 2 pkt 18 i art. 11 ust. 3 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 208 ze zm.). Obowiązek obejmuje każdego usługodawcę od 1 lipca 2021 (art. 56 ust. 2a), także gabinet bez kontraktu z NFZ (art. 2 pkt 15). Termin to niezwłocznie, najpóźniej 2 dni od zakończenia zdarzenia, a przy pobycie wielodniowym część danych idzie w 2 dni od rozpoczęcia, reszta z rozpoznaniem przy wypisie w 2 dni po zakończeniu (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zdarzenia medycznego, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 866). Termin liczy się w dniach, więc biegnie także w czasie urlopu.

Z P1 dane idą do innego lekarza, do NFZ, który rozlicza świadczenia publiczne, i do pacjenta, który w IKP widzi udzielone i planowane świadczenia (art. 7a ust. 1 pkt 1 ustawy o SIOZ). IKP pokazuje dane z SIM i z systemu rozliczeniowego NFZ (art. 2 pkt 19), więc wizyta, której nie było, może pochodzić z każdego z tych źródeł. Poprawka w jednym nie gasi błędu w drugim.

Co zmienia Hurtownia

Ustawa z 15 maja 2026 o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem usług e-zdrowia (Dz.U. 2026 poz. 791, w życie od 1 lipca 2026) dodała art. 11e ustawy o SIOZ. Hurtownia Danych e-Zdrowia gromadzi dane między innymi z SIM i z systemu rozliczeniowego NFZ (ust. 2 pkt 1), pseudonimizuje je (ust. 3) i służy analizom dostępności, jakości i kosztów świadczeń (ust. 4), których wyniki dostają między innymi AOTMiT i NFZ (ust. 8). Ustawa każe ją uruchomić najpóźniej 1 grudnia 2026 (art. 12 ustawy zmieniającej); faktyczną datę startu ogłasza Centrum e-Zdrowia albo minister.

Pseudonimizacja nie poprawia błędu. Hospitalizacja niewysłana w analizie dostępności nie istnieje, a wizyta, która się nie odbyła, podnosi liczbę świadczeń poradni, której brakuje lekarzy.

Skąd zdarzenia odrzucone i niewysłane

Rozporządzenie opisuje cykl: komunikat, weryfikacja, potwierdzenie albo wykaz błędów, a na końcu „niezwłocznie” poprawiony komunikat (§ 7 ust. 3 pkt 6). Ten ostatni krok najczęściej nie ma właściciela. Przyczyny powtarzają się wszędzie.

1. Wizyta niezamknięta w systemie: zdarzenie nie wychodzi, a kolejka błędów jest pusta.
2. Odwołana wizyta bez anulowania, gdy zdarzenie poszło wcześniej, na przykład z automatu przy potwierdzeniu obecności.
3. Noworodek, cudzoziemiec, pacjent bez identyfikatora (§ 2 ust. 1 pkt 2 lit. b do d).
4. Nieaktualny słownik: nowa lokalizacja bez 14-cyfrowego REGON zakładu (§ 2 ust. 1 pkt 1 lit. a), lekarz przypisany do dawnej poradni.
5. Pobyt w połowie: przeniesienie, przepustka, wypis zatwierdzany po kilku dniach.
6. Przerwa techniczna po wygaśnięciu certyfikatu albo aktualizacji, gdy lekarze pracowali normalnie (certyfikaty).
7. Dwa systemy, jedno świadczenie, gdy nikt nie ustalił na piśmie, czy zdarzenie wysyła laboratorium, pracownia czy system szpitalny.

Kto codziennie patrzy na kolejkę

Informatyk nie poprawi rozpoznania ani daty wypisu, więc działają trzy role. Właściciel kolejki codziennie rano przegląda błędy i niewysłane zdarzenia z poprzedniego dnia i rozdziela je do poprawy. Poprawiają osoby w rejestracji, sekretariatach oddziałów i statystyce medycznej. Informatyk odpowiada za to, że komunikaty w ogóle wychodzą. Właściciel ma zastępcę z nazwiska, a kierownictwu wystarczą dwie liczby raz w tygodniu: ile zdarzeń czeka dłużej niż 2 dni i z którego dnia jest najstarszy błąd. Rosnąca druga liczba znaczy, że kolejka nie ma właściciela.

Przegląd w tydzień i granica

1. Weźcie jeden zamknięty miesiąc i listę świadczeń zrealizowanych, anulowanych i odwołanych.
2. Zestawcie ją ze zdarzeniami przyjętymi w P1, a przy kontrakcie z NFZ także ze świadczeniami z rozliczenia.
3. Rozdzielcie różnice na niewysłane, odrzucone i niepoprawione, wysłane mimo anulowania, wysłane z błędnymi danymi placówki lub personelu.
4. Dla każdej grupy ustalcie przyczynę w procesie, nie w osobie.
5. Poprawcie zaległości i zapiszcie, kto i jak często przegląda kolejkę.

Ten sam test wchodzi do odbioru systemu: pełna ścieżka pacjenta z anulowaniem wizyty i przeniesieniem między oddziałami kończy się sprawdzeniem statusu w P1. Zdarzenie jest odbiciem dokumentacji, więc najpierw poprawia się dokumentację, potem komunikat. Masowa korekta skryptem po stronie bazy rozjeżdża P1 z dokumentacją i ukrywa błąd. Administratorem danych w SIM jest minister zdrowia (art. 10 ust. 8 ustawy o SIOZ), ale źródłem danych jest placówka, więc pacjent, który dzwoni w sprawie wizyty widocznej w IKP, powinien usłyszeć, kto ją sprawdzi i kiedy odpowie, a nie że to „system rządowy”.

Karta pacjenta w P1: dane ustrukturyzowane

Ustawa z Dz.U. 2026 poz. 791 dodała art. 30b ustawy o prawach pacjenta. Karta pacjenta obejmuje dane dostępne w SIM, generowane na żądanie uprawnionego pracownika medycznego (art. 30b ust. 1 i 2), jako polska wersja skróconej karty zdrowia pacjenta z rozporządzenia (UE) 2025/327. Część medyczna ma osiem pozycji: grupa krwi, alergie, leki z recept, szczepienia, problemy zdrowotne, operacje i zabiegi, implanty, badania (art. 30b ust. 3 pkt 3), a przy sześciu ustawa przewiduje informację o braku potwierdzonych danych. Lekarz na SOR, który w nocy otworzy kartę nieprzytomnego pacjenta, zobaczy tylko to, co placówki wysłały.

Dla trzech pól obowiązek biegnie od dawna: placówka przekazuje do SIM informacje o implantach, alergiach i potwierdzonym wyniku grupy krwi, jeśli uzyska je przy świadczeniu (§ 2 ust. 1 pkt 3 lit. j, k i l rozporządzenia o zdarzeniu medycznym), także z wypisu przyniesionego przez pacjenta, a dane uzyskane później niezwłocznie (§ 6 ust. 3). Dotyczy to każdego usługodawcy. Szczegóły karty określi minister rozporządzeniem (art. 30b ust. 9 pkt 1); stan na 29.09.2026: rozporządzenia nie ma w Dzienniku Ustaw. Przepisy EHDS o dostępie do skróconej karty zdrowia i wymagania wobec systemów dokumentacji dla tej kategorii danych stosuje się od 26 marca 2029 (art. 105 rozporządzenia 2025/327), więc system kupowany w 2027 roku musi je spełnić w trakcie pracy; piszę o tym w poradniku o umowie z dostawcą.

Które pola uporządkować

1. Grupa krwi tylko z potwierdzonego wyniku, czyli z dwóch badań dwóch próbek pobranych w różnym czasie albo z karty grupy krwi (§ 9 ust. 2 i 4 rozporządzenia w sprawie leczenia krwią, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1742). System laboratoryjny odróżnia wynik potwierdzony od oznaczenia z jednej próbki. Żadna reguła nie zamieni niepotwierdzonej grupy w potwierdzoną; lepiej, żeby karta pokazała brak.
2. Alergie ze słownika, z trzema stanami: stwierdzono (na co, jaka reakcja), pacjent zaprzecza, wywiadu nie zebrano. Puste pole nie odróżnia pacjenta bez alergii od pacjenta, którego nikt nie zapytał.
3. Implanty jako osobny wpis przy zabiegu, z danymi z etykiety. Czytnik kodów przy stanowisku pielęgniarki instrumentariuszki kosztuje mniej niż późniejsze szukanie naklejki w papierach.
4. Choroby przewlekłe jako kody współistniejące przy każdym pobycie i wizycie, także gdy nie wpływają na rozliczenie.
5. Szczepienia w systemie, nie w zeszycie.

Starych wpisów tekstowych nie przepuszcza się przez skrypt szukający słowa „uczulony”, bo powstają dane, których żaden lekarz nie potwierdził, wysłane jako fakt. Uzupełnia się je przy najbliższej wizycie: lekarz pyta, potwierdza, zaznacza.

Jak sprawdzić, co wysyła wasz system

Kierownik IT, a w gabinecie sam lekarz, prosi dostawcę o zestawienie komunikatów za miesiąc: w ilu zdarzeniach wypełniono alergie, implanty i grupę krwi. Obok kładzie liczbę zabiegów z wszczepieniem i oznaczeń grupy krwi. Gdy zestawienie się przeciąga, wystarczy próba dziesięciu pobytów z implantem i dziesięciu wypisów z grupą krwi, sprawdzona w dzienniku wysłanych komunikatów, powtarzana co kwartał i pokazywana dyrektorowi medycznemu. Wracają te same przyczyny: pole niemapowane do komunikatu, informacja tylko w PDF wypisu, alergia w polu tekstowym wywiadu, wynik laboratorium bez wysłanego uzupełnienia, różne słowniki alergii w lokalizacjach sieci. Dostawcę pytajcie, czy wysyłanie danych z lit. j, k i l jest w standardowym utrzymaniu, i zapiszcie odpowiedź w umowie. Co ma być zapisane w polach, ustala dyrektor medyczny, bo dokumentację prowadzi placówka (art. 24 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta). Nawyku zapisywania alergii w notatce nie wymieni żaden nowy system.

Nowe e-usługi: centralna e-rejestracja, PUI, e-Konsylium, Domowa Opieka Medyczna

Terminy

Centralna e-rejestracja

Obowiązek dotyczy świadczeń z kontraktu z NFZ (art. 19a ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). Dla tych świadczeń nie prowadzi się list oczekujących (art. 23c ust. 2), harmonogramy aktualizuje się na bieżąco (art. 23c ust. 3 pkt 2), a pacjent nadal może zapisać się w placówce (art. 23e ust. 3). Od daty z tabeli placówka ma 5 miesięcy na harmonogramy i 6 miesięcy na zgłoszenia centralne (art. 23i). Spóźnienie z harmonogramami wstrzymuje płatność za te świadczenia najdłużej na trzy miesiące (art. 154a ust. 1), a po 6 miesiącach od daty z tabeli NFZ płaci tylko za terminy wyznaczone w systemie, chyba że placówka wykaże, że przeszkoda nie leżała po jej stronie (art. 154a ust. 2 i 3). Ta sama rachuba, którą ministerstwo zastosowało dla grupy sierpniowej, daje grupie lutowej koniec czerwca 2027 na harmonogramy i 1 sierpnia 2027 jako początek płatności wyłącznie za terminy z systemu. Harmonogram obejmuje co najmniej 3 pełne miesiące po miesiącu udostępnienia (§ 3 rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 1871), więc grafiki lekarzy na kwartał naprzód to decyzja dyrektora medycznego albo kierownika przychodni, zanim zacznie się informatyka.

Zamiast osobnego projektu dla każdej poradni robi się raz cztery rzeczy wspólne dla wszystkich: zestawienie komórek z RPWDL z kodem resortowym, kontraktem i datą z tabeli; słownik rodzajów terminów, który odróżnia wizytę pierwszorazową od kontynuacji, bo w IKP pacjent widzi wolne terminy pierwszorazowe; zasadę, kto zatwierdza i zmienia grafik; porządek w kolejce przed zasileniem inicjalnym, bo wcześniejszy termin staje się terminem w systemie centralnym (art. 23g ust. 2) razem z duplikatami i nieaktualnymi telefonami. Przez dwa tygodnie po aktywacji każdej poradni ktoś rano porównuje grafik lokalny z terminami w systemie. Błędy wychodzą po uruchomieniu: aktywacja bez pełnej integracji, grafik zmieniany w arkuszu na oddziale, wszystkie terminy oznaczone jako kontynuacja, brak procedury na przerwę w dostępie do systemu (art. 23e ust. 11; zob. Praca bez systemu przez 72 godziny (PDF)) i na zwolnienie lekarza. Dostawcę pytajcie na piśmie, czy kolejne zakresy są w cenie utrzymania i czy system pokazuje terminy, które nie przeszły. Bez integracji zostaje aplikacja gabinet.gov.pl, czyli grafik w dwóch miejscach.

PUI i archiwum obrazowe

Platforma Usług Inteligentnych daje dostęp do certyfikowanych narzędzi AI podmiotom leczniczym ze świadczeniami szpitalnymi finansowanymi ze środków publicznych (art. 31d ust. 1 ustawy o SIOZ). W informacji z 1 września 2026 minister wymienił pięć narzędzi do diagnostyki obrazowej i limit 400 usługodawców. Podłączenie następuje po deklaracji gotowości składanej przez osobę uprawnioną do złożenia wniosku o wpis do RPWDL (ust. 14 i 15), według kolejności wpływu, z pierwszeństwem dla szpitali w sieci szpitali (ust. 16). Szpital przekazuje dane pacjenta, miejsca udzielania świadczeń, skierowania i obrazy (ust. 2 i 3), a wynik czeka na pobranie najdłużej 6 miesięcy, potem dane są anonimizowane (ust. 7 i 8), więc ktoś odpowiada za to, że wyniki wracają do dokumentacji.

Art. 31d ust. 2 to gotowa lista kontrolna archiwum. Przegląd robią w tydzień dwie osoby, z pracowni i z IT, na próbce jednego miesiąca w pięciu obszarach z listy: ile nazw ma to samo badanie i jaka jest nazwa docelowa z kodem procedury; jaki odsetek badań ma skierowanie w systemie; czy identyfikatory w PACS zgadzają się z systemem szpitalnym; czy aparat pobiera dane z listy roboczej (DICOM Modality Worklist) i czy badanie ma numer zlecenia zgodny z systemem radiologicznym; dokąd wraca wynik. Wyciąg zostaje na serwerze szpitala. Wynik narzędzia jest podpowiedzią, opis z wyodrębnionym wnioskiem podpisuje lekarz (prawo dotyczące AI).

e-Konsylium

e-Konsylium to moduł SIM, przez który usługodawca ze świadczeniami publicznymi konsultuje pacjenta z innym usługodawcą (art. 11d ust. 1 ustawy o SIOZ), przy świadczeniach wskazanych rozporządzeniem (ust. 2); stan na 29.09.2026: rozporządzenia nie ma w Dzienniku Ustaw. Dane z dokumentacji przekazuje placówka wnioskująca (ust. 7). Konsultant przeczyta to, co mu wyślecie: opis bez wniosku i badanie nazwane skrótem znanym tylko waszemu technikowi to telefon zamiast konsultacji.

Domowa Opieka Medyczna

Moduł SIM gromadzi pomiary z wyrobów medycznych, aplikacji i wpisy pacjenta (art. 11c ust. 1 ustawy o SIOZ), oznaczone odrębnie od dokumentacji (art. 10 ust. 6c). Lekarz, pielęgniarka i położna POZ „mogą” z nich korzystać (art. 5a ustawy o podstawowej opiece zdrowotnej), a ustawa nie określa godzin przeglądania ani osoby odpowiedzialnej. Według Centrum e-Zdrowia pacjent uzupełnia parametry zlecone przez lekarza, a usługa ma objąć profilaktykę, pacjentów AOS i część opieki koordynowanej w POZ.

Organizację czytania ustawa zostawiła placówce. Bez pięciu decyzji na jednej kartce przychodnia ma skrzynkę, do której nikt nie zagląda: kto przegląda, o której, przy jakich progach reaguje, co wtedy robi, gdzie zostaje ślad. Lekarz, który rozstrzyga o postępowaniu diagnostyczno-leczniczym (art. 11 ust. 3 ustawy o POZ), decyduje, kogo objąć pomiarami i przy jakich progach, pielęgniarka albo koordynator przegląda listę o stałej porze, także pacjentów, od których nic nie przyszło, a decyzja trafia do dokumentacji. Przychodnia zwykle nie ma dyżuru całodobowego, więc pacjent przy zleceniu słyszy, kiedy ktoś czyta wyniki i przy jakich objawach dzwoni pod numer alarmowy albo jedzie do nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej (art. 13 ust. 3 ustawy o POZ). Kierownik liczy czas przed pierwszym zleceniem: przykład do przeliczenia na własnych danych, 150 pacjentów razy dwie minuty razy pięć przeglądów, daje 25 godzin tygodniowo. System placówki ma spełnić minimalne wymagania w 9 miesięcy od ich publikacji w BIP ministra (art. 8b ust. 1 ustawy o SIOZ), a od dostawcy potrzebna jest lista pacjentów z aktywnym zleceniem, progi u pacjenta, data końca zlecenia i odpowiedź, czy to jest w cenie utrzymania.

Kodowanie ICD-10 i procedur oraz przygotowanie do ICD-11

Kod to skrót rozpoznania lekarza

W dokumentacji wpisuje się nazwę i numer statystyczny rozpoznania według obowiązującej Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób (§ 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej, w brzmieniu od 1 stycznia 2026), a historia choroby przy wypisie zawiera numery statystyczne choroby zasadniczej i chorób współistniejących (§ 16 ust. 3). Do Funduszu idą przy świadczeniu kody najwyżej trzech przyczyn współistniejących (§ 3 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia o zakresie niezbędnych informacji), dla całej hospitalizacji najwyżej pięciu istotnych (§ 3 ust. 2 pkt 5), oraz kody istotnych procedur w wersji ICD-9 CM uznanej przez płatnika, poza POZ; od 23 września 2026 przepis określa je jako procedury niezbędne z punktu widzenia procesu diagnostyczno-terapeutycznego (§ 3 ust. 1 pkt 5 w brzmieniu z Dz.U. 2026 poz. 822). O stanie zdrowia orzeka lekarz (art. 42 ust. 1 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty). Kto zmienia kod, zmienia rozpoznanie w dokumentacji.

Trzy modele i ten, który działa

W pierwszym modelu lekarz koduje sam, a dział rozliczeń po cichu poprawia. Każda zmiana niesie oznaczenie osoby (§ 4 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji), więc dziennik pokaże przy kontroli, że rozpoznanie ustaliła osoba z rozliczeń, a poprawka pod wycenę otwiera drogę do kary opisanej w pierwszym rozdziale. W drugim kodują koderzy z epikryzy, a lekarz przestaje wiedzieć, co o jego pacjencie poszło do Funduszu i do P1. W trzecim lekarz wybiera kod, a koder przegląda historię choroby przed zamknięciem i pyta; zmianę robi lekarz. Ten model polecam, bo decyzja zostaje przy tym, kto badał pacjenta.

Koder ma zwykle dostęp do dokumentacji jako osoba wykonująca czynności pomocnicze, na podstawie upoważnienia administratora, z tajemnicą (art. 24 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy o prawach pacjenta). Koderów przypisuje się do grup oddziałów, a nie do całego szpitala, bo koder, który zna trzy oddziały, zadaje lekarzom trafne pytania. Upoważnienie daje odczyt i pytania do lekarza, bez prawa zmiany rozpoznania; podstawę uzgadnia się z inspektorem ochrony danych, a upoważnienia przy rotacji personelu opisuję w poradniku o RODO i dokumentacji.

Koder przegląda rano listę planowanych wypisów, zanim karta informacyjna wyjdzie z pacjentem: czy rozpoznanie jest to samo w księdze chorych, karcie i historii choroby, czy leczone choroby przewlekłe mają kody, czy każdy zabieg ma kod z właściwą techniką, czy pacjent czeka na histopatologię (rozpoznanie onkologiczne ustalone po wypisie wpisuje się do wykazu chorych oddziału, § 25 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia o dokumentacji). Pytanie bez odpowiedzi lekarza w ustalonym terminie idzie do ordynatora, nie wraca do kodera do samodzielnej poprawki. Gdy błąd wyszedł do Funduszu, najpierw lekarz poprawia historię choroby, potem rozliczenia wysyłają korektę. Model AI może podpowiedzieć kod, ale podpowiedź, która sama wpisuje się do rozpoznania, przejmuje orzekanie zastrzeżone dla lekarza.

ICD-11 bez daty

Dla państw członkowskich WHO ICD-11 obowiązuje od 1 stycznia 2022, ale kraje mogą stosować ICD-10 tak długo, jak potrzebują. Od 1 stycznia 2026 § 7 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji mówi o klasyfikacji „obowiązującej”, bez numeru rewizji, a rozporządzenie o zakresie niezbędnych informacji nadal wymienia Rewizję Dziesiątą (§ 3 ust. 1 pkt 3 i 4, § 3 ust. 2 pkt 3 do 6). Stan na 29.09.2026: żaden z tych aktów nie podaje daty przejścia. Może więc przyjść okres, w którym dokumentacja pójdzie w jednej klasyfikacji, a dane dla Funduszu w drugiej. Lekarz szuka rozpoznania po nazwie, nie po kodzie, więc od dostawcy potrzebna jest odpowiedź, skąd system weźmie polskie nazwy pozycji nowej klasyfikacji, jak będzie je aktualizował i czy wyszukiwarka rozpoznań przy wpisie zadziała na obu klasyfikacjach w okresie przejściowym.

Pierwsza czynność nie wymaga przepisu: spis miejsc, w których żyje kod rozpoznania, czyli bazy, interfejsy, raporty i arkusze statystyki, z właścicielem każdego miejsca. Pole na pięć znaków z kropką (tak opisany jest kod przyczyny zgonu w § 3 ust. 2 pkt 3), walidacja oczekująca litery i raport grupujący po trzech znakach nie przyjmą kodu ICD-11, który może zaczynać się od cyfry i łączyć z kodami rozszerzeń. Każde rozpoznanie powinno nieść system kodowania i wersję, a pozycja słownika daty obowiązywania. Archiwum się nie przekodowuje, bo system ma chronić integralność dokumentacji (§ 1 ust. 6 pkt 1 i § 4 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji), a tabele przejścia WHO według samej WHO nie służą do automatycznego generowania kodów ICD-11 z ICD-10. Test da się zrobić już teraz: dostawca wyłącza na środowisku testowym jeden kod ICD-9 CM od konkretnej daty, a wy sprawdzacie, czy stare wpisy go pokazują, nowe go nie przyjmują, a raport za wcześniejszy okres się nie zmienia (kopia bazy na środowisku testowym to wciąż dane pacjentów, zob. poradnik o KSC). Czy przebudowa pod nową klasyfikację jest dostosowaniem do przepisów w utrzymaniu, czy płatnym rozwojem, zapisuje się w umowie przed ogłoszeniem daty (poradnik o umowie).

Jeden pacjent, jedna kartoteka, jeden wpis

Duplikaty: gdzie powstają i co kosztują

Duplikat nie wywołuje alarmu, wychodzi, gdy ktoś szuka wyniku, którego nie ma. Powstaje przy pacjencie oznaczonym „NN” (§ 6 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji), gdy po ustaleniu tożsamości ktoś zakłada nową kartotekę; przy noworodku pod numerem PESEL matki (art. 25 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy o prawach pacjenta), którego po nadaniu własnego numeru nikt nie znajduje; przy cudzoziemcu identyfikowanym numerem dokumentu (art. 17c ust. 2 ustawy o SIOZ); przy literówce; po pracy bez systemu (poradnik o awarii); w interfejsach, które same zakładają pacjenta, zamiast zostawić rekord w kolejce do decyzji człowieka. Najtańsza obrona jest w formularzu: najpierw wyszukanie po numerze PESEL, potem przycisk nowego pacjenta, a przy braku numeru lista osób o podobnym nazwisku i tej samej dacie urodzenia.

Uczulenie zapisane w jednej kartotece nie istnieje dla lekarza, który otworzył drugą. Pobyt wysłany do P1 częściowo pod identyfikatorem osoby bez numeru PESEL daje w IKP niepełną historię, a wydruk dla pacjenta z jednej kartoteki to połowa dokumentacji, do której ma prawo (art. 23 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta). Groźniejsze są dwie osoby w jednej kartotece: placówka ocenia to jako możliwe naruszenie ochrony danych, a terminy zgłoszenia opisuję w poradniku o awarii i cyberataku.

Jak znaleźć i jak łączyć

Pierwszą listę dają proste zapytania: ta sama data urodzenia i podobne nazwisko, ten sam numer dokumentu, ten sam telefon z tą samą datą urodzenia, kartoteki NN starsze niż tydzień, dzieci starsze niż pół roku z samym numerem PESEL matki. Algorytm wskazuje pary, ale ich nie scala, bo połączenie dwóch różnych osób jest gorsze niż duplikat. Kolejność ustala ryzyko: najpierw pacjenci leczeni teraz, potem NN i noworodki, na końcu archiwum. Miarą jest liczba nowych par z każdego miesiąca.

System ma chronić dokumentację przed zmianami poza udokumentowanymi procedurami i rejestrować, kto, co i kiedy zmienił (§ 1 ust. 6 pkt 1, 3 i 4 rozporządzenia o dokumentacji). Przepisy nie mówią o scalaniu wprost, ale wniosek jest prosty: scalanie jest opisaną procedurą, a nie operacją informatyka na bazie. Rejestracja zgłasza parę osobie wyznaczonej, zamiast zakładać trzecią kartotekę. Osoba wyznaczona porównuje dane z dokumentem i zapisuje podstawę decyzji. Jedna kartoteka zostaje wiodąca, druga dostaje oznaczenie scalenia. Wpisy przechodzą z pierwotnym autorem i datą, a scalenie da się cofnąć. Osoba od integracji sprawdza systemy ze starym identyfikatorem, w tym P1, gdzie zdarzenia wymagają korekty, i informuje rozliczenia. Kartotekę NN po ustaleniu tożsamości uzupełnia się, a nie zakłada nową. Przy odbiorze systemu sprawdza się to na dwóch próbnych kartotekach, a przy zmianie systemu duplikaty rozstrzyga się przed migracją.

Rejestry medyczne: jeden wpis zamiast trzech

Ta sama zasada, jedno miejsce powstania danych, dotyczy rejestrów. W klinice onkologii lekarz wpisuje rozpoznanie i stopień zaawansowania do systemu szpitalnego, potem do karty diagnostyki i leczenia onkologicznego, a pod koniec miesiąca ktoś przepisuje je do aplikacji Krajowego Rejestru Nowotworów. Każdy wpis ma podstawę. Usługodawcy przekazują dane do rejestrów nieodpłatnie (art. 19 ust. 8 ustawy o SIOZ) według rozporządzeń tworzących rejestry (art. 20 ust. 1 pkt 3a). Krajowy Rejestr Nowotworów zbiera między innymi TNM z wersją, ECOG i biomarkery (§ 5 pkt 2 lit. a rozporządzenia w sprawie KRN, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 160). Karta diagnostyki i leczenia onkologicznego jest wystawiana elektronicznie w P1 z kodem choroby, datą rozpoznania histopatologicznego i stopniem zaawansowania (art. 39 ust. 2a i art. 40 ust. 4 pkt 5 ustawy o Krajowej Sieci Onkologicznej w brzmieniu z Dz.U. 2026 poz. 1007); do 31 grudnia 2026 kartę można jeszcze wystawiać i prowadzić według dotychczasowych przepisów (art. 7 ust. 1 tej ustawy zmieniającej).

Rozporządzenie o KRN dopuszcza jeden wpis: szpital przekazuje dane przez aplikację albo przez zintegrowanie swojego systemu z systemem rejestru, co najmniej raz w miesiącu i nie później niż miesiąc od zdarzenia (§ 5a ust. 3), a przy nowotworach układu chłonnego i krwiotwórczego rozporządzenie osobno wylicza, które dane idą przez aplikację, a które przez integrację (§ 5b ust. 1). Integracja ma warunek, którego nie kupi się z interfejsem: dane muszą leżeć w polach, a nie w epikryzie, a część z nich powstaje w patomorfologii. Braki widać publicznie, bo podmiot prowadzący rejestr publikuje do 30 listopada roku następnego raport z kompletnością danych według usługodawców (art. 19 ust. 7b i 7c pkt 4 ustawy o SIOZ). Pola nie są stałe: dawne rozporządzenia rejestrowe, także o KRN, obowiązują najdłużej do 31 grudnia 2027 (art. 65 ustawy o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta).

Kolejność pracy: spis rejestrów każdej kliniki z czasem wpisu zmierzonym przez tydzień; mapa pól ze źródłem każdego pola w systemie szpitalnym; formularz ze słownikami wypełniany raz przy zespole wielodyscyplinarnym; specyfikacja interfejsu od podmiotu prowadzącego rejestr, a dopiero potem zamówienie integracji (kto ustala cenę); comiesięczne porównanie nowych rozpoznań nowotworu ze zgłoszeniami; właściciel w statystyce i lekarz odpowiedzialny w każdej klinice. Automatyzacja przenosi dane, nie decyzję, a źródłem prawdy zostaje dokumentacja szpitala. Rejestry własne kliniki trafiają do rejestru czynności przetwarzania (art. 30 ust. 1 RODO) i zasila je ten sam formularz (dane dla badaczy).

Opieka koordynowana w POZ: gdzie system gubi pieniądze

Kwoty podaję według zarządzenia Prezesa NFZ nr 22/2025/DSOZ w sprawie warunków umów w rodzaju POZ, ze zmianami, w tym zarządzeniami nr 8/2026/DSOZ, 65/2026/DSOZ i 69/2026/DSOZ, stan na 29.09.2026. Od 1 lipca 2026 stawka za zadania koordynatora wynosi 8,16 zł rocznie za każdego zapisanego dorosłego, a przy poziomie objęcia opieką koordynowaną co najmniej 5% jest mnożona przez 1,5, do 12,24 zł (§ 40 ust. 2 pkt 2). Ryczałt 7876,50 zł miesięcznie (przy placówce do 5000 zapisanych dorosłych) dostaje tylko placówka w pierwszych 6 miesiącach pierwszej umowy na opiekę koordynowaną (§ 40 ust. 2a). Dodatek motywacyjny wynosi 3000 zł miesięcznie przy poziomie od 5 do 10%, 5000 zł powyżej 10 i poniżej 20%, 9000 zł od 20% (załącznik nr 1, lp. 1.18 do 1.20), wypłacany po kwartale według poziomu z ostatniego miesiąca (§ 16 ust. 16). Przychodnia bez świadczeń opieki koordynowanej przez trzy kolejne miesiące traci za następne okresy bez tych świadczeń stawkę za zadania koordynatora w opiece koordynowanej, ryczałt i dodatek (§ 41 ust. 4). NFZ podał 20 stycznia 2026, że 62% placówek z opieką koordynowaną leczy w niej mniej niż 5% pacjentów, a 22 września 2026, że świadczenia opieki koordynowanej są limitowane wartością umowy.

Poziom objęcia to odsetek osób z listy lekarza POZ z prawidłowo sprawozdaną poradą kompleksową od 1 stycznia poprzedniego roku do końca poprzedniego miesiąca (§ 2 ust. 1 pkt 18a). Przychodnia z 6000 osób na liście potrzebuje około 300 takich pacjentów do 5%, a dodatek 3000 zł to 36 000 zł rocznie. Każdego stycznia okno się przesuwa: przy poziomie na styczeń 2027 liczą się porady z 2026 roku, więc pacjent z poradą tylko w 2025 wypada. Kto w grudniu sprawdzi, ilu ma takich pacjentów, zaplanuje im porady na pierwszy kwartał.

Pieniądze uciekają w czterech miejscach i w każdym chodzi o dane, które nie trafiły do właściwego pola.

1. Pacjent, którego nikt nie wskazał. Lista kwalifikujących się powstaje z rozpoznań zakodowanych ICD-10 w pięciu obszarach z załącznika nr 6 do rozporządzenia o świadczeniach gwarantowanych z zakresu POZ (choroby układu krążenia, stany przedcukrzycowe i cukrzyca, astma i POChP, choroby tarczycy, przewlekła choroba nerek), bez porady kompleksowej. Rozpoznanie wpisane opisem do niej nie trafi.
2. Plan opieki zapisany jako akapit. Indywidualny Plan Opieki Medycznej wolnym tekstem nie przypomni o wizycie kontrolnej. Plan jako pozycje z terminem i osobą odpowiedzialną daje świadczenie w każdym miesiącu.
3. Praca koordynatora poza systemem. Zeszyt i prywatny arkusz nie zostawiają śladu, a wynik konsultacji trzeba dołączyć do dokumentacji (art. 18 ust. 3 ustawy o POZ). Koordynator potrzebuje w systemie listy pacjentów, zadań z planów i zastępcy w grafiku, a dojdą mu pomiary z Domowej Opieki Medycznej.
4. Świadczenie niesprawozdane. Badanie zlecone zwykłą ścieżką POZ, bez powiązania z planem, może nie zostać wykazane jako świadczenie opieki koordynowanej, rozliczane osobno w budżecie powierzonym (załącznik nr 1, lp. 7). Osoba od rozliczeń co miesiąc, w 40 dniach na korektę, porównuje wykonane pozycje planów z raportem.

Dostawcę systemu gabinetowego pytajcie, czy pokaże listę pacjentów bez porady kompleksowej, plan jako pozycje z terminem, bieżący poziom objęcia i pacjentów wypadających z okna w styczniu, i czy to jest w cenie utrzymania. Przy odpowiedziach przeczących arkusz na serwerze przychodni, zasilany eksportem raz w miesiącu, jest lepszy niż zeszyt.

Wskaźniki jakości NFZ: wynik oddziału a błąd w dokumentacji

Fundusz monitoruje wskaźniki jakości, a jego Prezes do 30 kwietnia publikuje w BIP ich wartości dla świadczeniodawców (art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z 16 czerwca 2023 o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta, Dz.U. 2023 poz. 1692). Definicje zawiera rozporządzenie w sprawie wskaźników jakości opieki zdrowotnej (Dz.U. 2024 poz. 1349), a formuły karty dodane do ogólnych warunków umów (Dz.U. 2025 poz. 562). W zdecydowanej większości kart źródłem danych jest komunikat, który placówka wysyła do rozliczeń. Placówka raportuje rozpoznania, procedury, tryb przyjęcia i produkty, a Fundusz składa z nich wynik, zwykle za rok poprzedzający publikację, przy śmiertelności za rok sprzed dwóch lat.

To przestało być tylko statystyką. Ustawa pozwala rozliczać świadczenia w oparciu o wskaźniki, a Prezes Funduszu ustala współczynniki korygujące (art. 5 ust. 3 i 4), dla wskaźników wymienionych w § 2 pkt 1 rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 562 po raz pierwszy od 1 lipca 2026. Każdy podmiot działający w ramach umowy z NFZ prowadzi wewnętrzny system zarządzania jakością, w którym monitoruje jakość świadczeń (art. 18 ust. 1 i ust. 3 pkt 4), a odpowiada za niego kierownik (art. 19 ust. 1). W zestawieniu za 2025 rok przy wskaźniku zatorowości płucnej u pacjentów operowanych planowo 629 z 804 świadczeniodawców ma licznik zero, więc jeden źle zakodowany przypadek przenosi szpital do 175 z wynikiem większym od zera.

Dobre leczenie daje zły wynik w czterech miejscach.

1. Rozpoznanie w złym polu. Zator przebyty przed laty, wpisany kodem choroby aktualnej jako współistniejący, trafia do licznika zatorowości po planowym zabiegu.
2. Brakujący kod procedury. Pacjent z zawałem bez kodu zabiegu interwencyjnego znika z mianownika śmiertelności, a laparoskopia zakodowana jak zabieg klasyczny obniża wskaźnik technik małoinwazyjnych, które Fundusz odczytuje wyłącznie z kodu.
3. Tryb przyjęcia. Pacjent umówiony na drugi etap leczenia, przyjęty z kodem trybu nagłego, trafia do licznika rehospitalizacji, liczonych także w innym szpitalu.
4. Rozpoznanie główne i identyfikacja. Udar zakodowany inaczej niż I63 wypada z mianownika, a wskaźniki śmiertelności obejmują tylko pacjentów z numerem PESEL, więc NN nigdy nieuzupełniony do wyniku nie trafia.

Błąd bywa też po stronie liczącego: wskaźniki za lata 2024 i 2025 Fundusz opublikował 29 kwietnia 2026 i ponownie 8 lipca 2026, z erratą o błędach metodyki. Placówka, która liczy sama, ma z czym porównać wynik.

Sprawdzenie robi się co miesiąc: kilkanaście wskaźników profili szpitala, licznik i mianownik odtworzone na danych, które wyszły do Funduszu, porównanie z BIP i przegląd każdego przypadku w liczniku powikłań z kierownikiem oddziału. Pytanie jest jedno: czy dokumentacja opisuje to, co się wydarzyło. Poprawia się tylko wtedy, gdy dokumentacja na to pozwala, bo kod poprawiony pod wskaźnik powiązany z płatnością może stać się przypadkiem z pierwszego rozdziału. Pełnomocnik do spraw jakości zna definicje, statystyka dane, kierownik oddziału pacjentów, a notatka o błędzie leży u dyrektora przed 30 kwietnia.

Dane dla właściciela i państwa: program naprawczy i kwalifikacja do sieci szpitali

Pola, z których Fundusz liczy wskaźniki, czyta także podmiot tworzący, gdy szpital ma stratę, i Fundusz przy kwalifikacji do sieci szpitali. Tu zła liczba przekłada się na decyzje o oddziałach i o miejscu szpitala w sieci.

Program naprawczy

Od 17 września 2025 (ustawa Dz.U. 2025 poz. 1211), gdy strata netto SPZOZ przekracza 1% sumy przychodów ze sprzedaży, pozostałych przychodów operacyjnych i finansowych, kierownik sporządza program naprawczy na najwyżej 3 lata, w 7 miesięcy od upływu terminu na sporządzenie sprawozdania finansowego (art. 59 ust. 4 ustawy o działalności leczniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 156). Przy roku kalendarzowym i 3 miesiącach na sprawozdanie (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości) program za 2026 powstaje najpóźniej 31 października 2027. Szpital z umową z NFZ przekazuje program oddziałowi wojewódzkiemu NFZ, wojewodzie i podmiotowi tworzącemu w 4 miesiące i 15 dni od sporządzenia sprawozdania (art. 59a ust. 1), co przy sprawozdaniu z 31 marca 2027 wypada w połowie sierpnia 2027; relację obu terminów przy waszej dacie sprawdźcie z radcą prawnym. Ten sam obowiązek ma zarząd spółki, w której Skarb Państwa, samorząd albo uczelnia medyczna ma co najmniej 51% kapitału i bezpośrednio większość głosów, z terminem 3 miesięcy od upływu terminu na zatwierdzenie sprawozdania finansowego (art. 88a i 88b).

Program poprzedzają analizy (art. 59 ust. 5), a sam program sporządza się w formularzu udostępnianym przez Centrum e-Zdrowia (art. 59 ust. 7, § 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 1619). Załącznik do tego rozporządzenia jest dla kierownika IT listą zapytań: dla każdego ośrodka powstawania kosztów łóżka, obłożenie w kolejnych miesiącach, osobodni i średnia długość hospitalizacji, w poradniach godziny pracy, wizyty na pacjenta i średni czas oczekiwania, w pracowniach liczba badań i średni czas realizacji (część I, lp. 3 pkt 4), do tego etaty (pkt 5), aparaty (pkt 6) i realizacja umów z NFZ (pkt 10). Ośrodek kosztów to podział z księgowości (§ 2 pkt 13 rozporządzenia w sprawie standardu rachunku kosztów, Dz.U. 2020 poz. 2045), a osobodni i badania powstają w systemach z własnymi słownikami.

Rozjeżdża się to w trzech miejscach: oddział, ośrodek kosztów i komórka w kadrach mają różne kody; godziny badań wpisywane na koniec zmiany mierzą pracę przy klawiaturze; korekty rozliczeń zmieniają liczbę za marzec między kwietniem a lipcem. Stąd kolejność: jeden słownik komórek z datą obowiązywania wiersza prowadzony przez dział ekonomiczny, źródło przy każdym parametrze, godziny w pracowniach wpisywane w chwili zdarzenia, każde wyliczenie zapisane z datą, zapytaniem i wersją słownika, realizacja umów liczona ze świadczeń rozliczonych, bo oddział wojewódzki NFZ wydaje stanowisko do programu (art. 59a ust. 2) i ma własne dane. Zestawienia z numerem PESEL zostają w systemie (koszt IT w rachunku kosztów). Program żyje kwartałami, ze sprawozdaniem w miesiąc od końca kwartału (art. 59b ust. 1), więc wskaźnik rezultatu musi dać się policzyć tym samym zapytaniem w każdym kwartale, a nowy system wdrożony w trakcie programu zmienia źródła w połowie pomiaru.

Kwalifikacja do sieci szpitali

Wykaz szpitali w systemie podstawowego szpitalnego zabezpieczenia (PSZ) obowiązuje do 30 czerwca 2027 (art. 2 ust. 3 ustawy z 17 marca 2021, w brzmieniu z Dz.U. 2022 poz. 526). 22 września 2026 Rada Ministrów przyjęła projekt UD421, który przesuwa tę datę na 30 czerwca 2029; stan na 29.09.2026: zmiany nie ma w Dzienniku Ustaw, a zwykły tryb to ogłoszenie wykazu do 27 marca i obowiązywanie od 1 lipca przez 4 lata (art. 95n ust. 2 ustawy o świadczeniach). Przy każdej dacie kwalifikacja patrzy na umowy z dwóch ostatnich pełnych lat kalendarzowych.

Warunki z art. 95m ust. 3 to przez 2 lata umowa na SOR albo izbę przyjęć, dla II i III stopnia anestezjologia i intensywna terapia, profile kwalifikujące w trybie hospitalizacji z wyłączeniem planowej, oraz autoryzacja w zakresie tych profili (pkt 3), wydawana przez Prezesa Funduszu na 5 lat (art. 8 ust. 1 i art. 9 ust. 1 ustawy o jakości). Minimum to dwa profile dla I stopnia, sześć dla II, osiem dla III (art. 95m ust. 6). Od kiedy autoryzacja będzie w praktyce wymagana, sprawdźcie w przepisach przejściowych na dzień kwalifikacji.

Przygotowanie to cztery zestawy danych: tabela profili i umów z kodem komórki w RPWDL, datą początku, przerwami i dokumentem źródłowym przy każdej dacie; comiesięczne porównanie wykonania z tym, co Fundusz przyjął, bo ryczałt uwzględnia świadczenia sprawozdane (art. 136c ust. 3 pkt 2 ustawy o świadczeniach); wskaźniki jakości odtworzone przed publikacją i dowody działania systemu jakości; kadry zestawione z warunkami realizacji świadczeń i zapisywane po zamknięciu miesiąca w wersji, której nikt nie nadpisze. Te same dane czyta Fundusz, podmiot tworzący (art. 53a ustawy o działalności leczniczej) i autor programu naprawczego. Bez tabeli profili wniosek o wykreślenie profilu z umowy PSZ (art. 159a ust. 4 ustawy o świadczeniach) jest zgadywaniem. Kwalifikacja do PSZ daje też pierwszeństwo przy podłączeniu do PUI (art. 31d ust. 16 ustawy o SIOZ).

Co to znaczy na waszej skali

Część obowiązków dotyczy każdego usługodawcy, część tylko placówek z kontraktem z NFZ, a część wyłącznie szpitali publicznych. Jak z wielkością placówki rosną warstwy IT, opisuję w artykule Kwestia skali.

Gabinet

Każdy gabinet przekazuje zdarzenia do P1, a z nimi alergie, implanty i grupę krwi, jeśli uzyskał je przy wizycie. Pięć minut na koniec dnia wystarczy, żeby sprawdzić, czy wizyty są zamknięte i czy nie ma odmowy, a przed urlopem wszystko zamknąć, bo termin 2 dni biegnie. Gabinet z kontraktem z NFZ czyta komunikat zwrotny od razu po wysyłce, a przy umowie na zakres z tabeli e-rejestracji ma jedną datę i na start gabinet.gov.pl. Praktyka zawodowa nie jest podmiotem leczniczym (art. 2 ust. 1 pkt 5, art. 4 ust. 1 i art. 5 ustawy o działalności leczniczej), więc nie zasila KRN, nie podłącza się do PUI i nie sporządza programu naprawczego. Drogę zapasową dla e-recepty opisuję w poradniku o awarii, a KSeF w poradniku o koszcie.

Przychodnia

Ciężar leży w rejestracji: dane pacjenta, uprawnienia, skierowania, a w poradniach specjalistycznych listy oczekujących, za których nieprzekazywanie w terminie i zgodnie ze stanem faktycznym grozi osobna kara do 1% za każdy rodzaj naruszenia, jeśli umowa zastrzega kary (§ 30 ust. 1 pkt 3 lit. b ogólnych warunków umów). Właścicielem pól i kolejki zdarzeń jest kierownik rejestracji z zastępcą, nie zewnętrzny informatyk; raz w tygodniu porównuje wizyty zrealizowane ze zdarzeniami przyjętymi, a nowego lekarza sprawdza w słowniku personelu przed pierwszą wizytą. POZ bez poradni specjalistycznych nie ma w tabeli e-rejestracji daty poza programami profilaktycznymi. W POZ teleporadę i wizytę domową Fundusz rozpoznaje po produkcie rozliczeniowym, w AOS teleporadę po kodzie procedury, więc instrukcja wyboru pola chroni wskaźniki zarządcze. Poradnia, w której pacjent z nowotworem z wykazu dostaje świadczenie, przekazuje dane do KRN co najmniej raz w miesiącu (§ 5a ust. 1 pkt 3 i ust. 5 rozporządzenia o KRN). Przychodnia będąca SPZOZ albo spółką gminy z 51% kapitału i większością głosów sporządza program naprawczy, gdy strata netto przekroczy 1% przychodów (art. 59 ust. 4 i art. 88a ustawy o działalności leczniczej). Przy umowie POZ z opieką koordynowaną kierownik co miesiąc patrzy na poziom objęcia opisany w rozdziale o opiece koordynowanej.

Sieć przychodni

Jedna lista błędów i jedna kolejka zdarzeń z podziałem na lokalizacje pokażą, że jedna ma problem ze skierowaniami, a druga z uprawnieniami. Słowniki prowadzi się raz: kody zakładów i REGON-y, jeden wpis personelu dla lekarza z kilku lokalizacji, jeden słownik alergii i rodzajów wizyt, bo pacjent w IKP porównuje terminy całej sieci. Nową lokalizację wpisuje się przed pierwszą wizytą. Dział rozliczeń sieci przypisuje błędy, ale nie poprawia ich za placówki. Każda poradnia w każdej lokalizacji to zwykle osobna aktywacja w e-rejestracji. Przy jednej umowie POZ słaba lokalizacja obniża poziom objęcia całości. Wyszukiwarka pacjentów przeszukuje całą sieć, a jedną bazę opisuję w poradniku o rosnącej placówce.

Szpital

Każdy wiersz tabeli właścicieli dostaje kierownika z nazwiska, lista błędów zaczyna od dwóch albo trzech grup, a wysyłka przechodzi na rytm tygodniowy. Kolejkę zdarzeń prowadzi statystyka medyczna, a pobyty bez części początkowej albo komunikatu końcowego wyciąga osobny raport. Koderzy są przypisani do grup oddziałów, a regulamin mówi, że zmianę kodu po wypisie robi lekarz. Od lipca do października 2027 nie planuje się innych wdrożeń zajmujących rejestrację i informatyka, bo co miesiąc do e-rejestracji wchodzą kolejne zakresy, a szpital ze stratą ma w sierpniu i październiku terminy programu naprawczego. Przy teleradiologii albo pracowni prowadzonej przez firmę sprawdza się w umowie, kto przygotuje wyciąg do przeglądu archiwum. Program naprawczy i kwalifikacja do PSZ opierają się na słowniku komórek i zapisanych zapytaniach, bez hurtowni danych.

Szpital specjalistyczny

Dochodzą pracownie z własnymi systemami: procedury rozbija się na blok i każdą pracownię, a słowniki pracowni porównuje ze słownikiem systemu wysyłającego do Funduszu. Implanty rejestruje się najpierw na bloku z największą liczbą wszczepień. Rejestry przechodzi się klinika po klinice i przed 31 grudnia 2027 zapisuje w umowie czas i cenę dostosowania do nowych rozporządzeń rejestrowych. W archiwum obrazowym spór o nazwę badania rozstrzyga kierownik pracowni. Genetyka, mukowiscydoza, toksykologia i transplantologia wchodzą do e-rejestracji w lutym i kwietniu 2027, a terminy kontrolne pacjentów prowadzonych latami nie mogą trafić do puli pierwszorazowej. Szpital onkologiczny i pulmonologiczny ma w PSZ własne listy i minima profili (art. 95l ust. 4 pkt 4 i art. 95m ust. 6 pkt 4 ustawy o świadczeniach).

Sieć szpitali

Najpierw jedna definicja. Dopóki ten sam lekarz ma w dwóch systemach dwa wpisy, a tryb przyjęcia każdy szpital koduje po swojemu, porównanie szpitali mówi więcej o systemach niż o leczeniu. Grupa ustala wspólne słowniki personelu, komórek i produktów, jedną datę przejścia na ICD-11, wspólną instrukcję kodowania i jedną mapę pól rejestrów. Kodowanie, poprawki i kolejka zdarzeń zostają w szpitalach, centrala porównuje i ustala standard. Kwalifikacja do PSZ dotyczy zakładu leczniczego (art. 95m ust. 1), więc tabela profili powstaje dla każdego zakładu, a połączenie szpitali sprawdza się pod kątem ciągłości umów (art. 95m ust. 4). Ekran wskaźników dla zarządu grupy opisuję w poradniku o rosnącej placówce.

Typowe błędy

1. Poprawki w dziale rozliczeń zamiast u źródła: błąd znika z komunikatu zwrotnego, zostaje w dokumentacji, w P1 i we wskaźnikach.
2. Hurtowa poprawka zdarzeń w P1 skryptem po stronie bazy.
3. Kolejka zdarzeń bez właściciela i zastępcy.
4. Kodowanie po wypisie bez lekarza.
5. Słownik bez wersji i daty obowiązywania oraz plan przekodowania archiwum tabelą przejścia.
6. Łączenie duplikatów bez śladu, bez możliwości cofnięcia i bez korekty zdarzeń w P1.
7. Czekanie na rozporządzenie zamiast porządkowania pól, choć obowiązek wysyłania alergii, implantów i grupy krwi już biegnie.
8. Aktywacja w centralnej e-rejestracji bez integracji i grafik prowadzony obok systemu.
9. Zlecenie pomiarów z domu bez nazwiska osoby, która je czyta.
10. Wskaźniki oglądane raz w roku po publikacji w BIP i analizy programu naprawczego bez zapisu źródła liczby.

Od czego zacząć w tym tygodniu

1. Weźcie ostatni komunikat zwrotny z NFZ i przypiszcie każdy kod błędu do pola i komórki według tabeli z pierwszego rozdziału.
2. Wpiszcie z nazwiska właściciela kolejki zdarzeń w P1 i jego zastępcę, a od poniedziałku zbierajcie dwie liczby: ile zdarzeń czeka dłużej niż 2 dni i z którego dnia jest najstarszy błąd.
3. Zróbcie próbę karty pacjenta: dziesięć wizyt albo pobytów i sprawdzenie w dzienniku komunikatów, czy wyszły alergie, implanty i grupa krwi.
4. Zestawcie poradnie z kodem resortowym, kontraktem z NFZ i datą z tabeli centralnej e-rejestracji.
5. Uruchomcie zapytanie o kartoteki NN starsze niż tydzień i dzieci starsze niż pół roku z samym numerem PESEL matki.
6. Szpital: odtwórzcie licznik i mianownik jednego wskaźnika jakości z danych wysłanych do Funduszu i porównajcie z BIP. Przychodnia POZ: policzcie bieżący poziom objęcia opieką koordynowaną.
7. Wyślijcie dostawcy jednym pismem pytania z tego poradnika i poproście o odpowiedź, co jest w cenie utrzymania.

Warstwy 01 (dokumentacja i e-usługi), 04 (rozliczenia), 07 (wspólne dane i raportowanie) i 14 (wspólna tożsamość pacjenta i wymiana dokumentacji) materiału Autodiagnoza skali placówki (PDF) mają pytania kontrolne i dowody do tych punktów, dobrane do wielkości placówki.

Kto w waszej placówce jest właścicielem pola „rozpoznanie główne” i czy ta osoba wie, ile błędów w tym polu było w zeszłym miesiącu?