Ile kosztuje system medyczny przez 5 lat: licencje, integracje, utrzymanie i finansowanie

Przychodnia z kontraktem z NFZ, trzy lata po zmianie systemu. Właścicielka porównywała wtedy dwie oferty i wybrała tańszą. Dziś ma na biurku fakturę za połączenie z laboratorium, którego w ofercie nie było, aneks na moduł rozliczeń, który okazał się osobnym pakietem, i wycenę nowego serwera, bo stary przestał dostawać poprawki producenta. Obok leży faktura za utrzymanie, płacona co miesiąc, choć nikt nie potrafi powiedzieć, co przychodnia dostała za nią w ostatnim roku. Rejestratorki mówią, że zapis pacjenta trwa dłużej niż w poprzednim programie.

Oferta nie kłamała. Pokazywała to, o co ktoś zapytał. Reszta rachunku przyszła później, w innych fakturach i od innych firm.

Ten poradnik zbiera tę resztę w jeden rachunek na pięć lat. Nie podaję cen rynkowych ani wskaźników typu „utrzymanie to tyle procent licencji”, bo taka liczba bez waszego zakresu prowadzi do złej decyzji szybciej niż brak liczby. Podaję pozycje, pytania do dostawcy, przepisy, które zmieniają wynik, i kolejność pracy.

Dla kogo i jak czytać

Rozdział o dziesięciu pozycjach jest wspólny dla wszystkich. Gabinet przeczyta dalej rozdział o finansowaniu (VAT, ryczałt, KSeF) i swoją część rozdziału o skali. Przychodnia i sieć przychodni dołożą licencje, utrzymanie, integrację z laboratorium, a przychodnia POZ część o FEnIKS. Szpital przeczyta integracje, utrzymanie, KPO, budżet na 2027 rok i rachunek kosztów. Zasady Prawa zamówień publicznych opisuje poradnik o zakupie systemu w szpitalu publicznym. Stan prawny: 29.09.2026.

Dziesięć pozycji kosztu, z których cztery są w formularzu cenowym

Koszt systemu przez pięć lat rozpisuje się na dziesięć grup. Te same grupy ma kalkulator dołączony do poradnika.

1. Licencja albo abonament.
2. Wdrożenie, razem z przeniesieniem danych ze starego systemu.
3. Integracje z innymi systemami, po obu stronach połączenia.
4. Infrastruktura i jej wymiana: serwery, stanowiska, łącza, licencje oprogramowania pod systemem.
5. Utrzymanie i wsparcie dostawcy.
6. Zmiany wymagane przepisami.
7. Szkolenia, startowe i każdej nowej osoby w kolejnych latach.
8. Praca własnego IT albo firmy informatycznej.
9. Czas personelu medycznego przy każdej czynności w systemie.
10. Koszt wyjścia i migracji do następnego systemu.

W formularzu cenowym zwykle są cztery: licencja albo abonament, wdrożenie, utrzymanie i szkolenie startowe. Pozostałe sześć placówka płaci i tak, tylko później i z innych budżetów. Praca własnego IT i czas personelu nie mają faktury od dostawcy, a koszt wyjścia przychodzi przy następnej zmianie systemu. Dlatego w porównaniu ofert zwykle ich nie ma, a to one potrafią odwrócić jego wynik.

Wejście i czas personelu

Wdrożenie w ofercie to zwykle konfiguracja i szkolenie startowe. Przeniesienie danych bywa osobną wyceną, a przez okres wypowiedzenia starej umowy placówka płaci za dwa systemy naraz. Ten koszt wejścia dopisujecie do oferty, która wygrywa zmianę; jak skrócić okres podwójnych opłat, opisuje rozdział o migracji danych.

Czasu personelu nie ma w żadnej ofercie. Minuta dłużej na zapisie pacjenta to przy kilku rejestratorkach codziennie mniej odebranych telefonów, a kilka minut dziennie na osobę na wszystkich oddziałach szpitala daje wynik liczony w etatach. Mierzy się go stoperem, na tych samych danych testowych w obu systemach i przy klawiaturze waszego personelu; metodę opisuje rozdział Zmierzcie pracę, zanim kupicie system. Przeliczając na pieniądze, liczcie dni pracy jednej osoby. Szpital pracuje 365 dni w roku, pielęgniarka nie.

Przychodnia i szpital: te same grupy, inne wagi

W przychodni szkolenie wraca co roku z każdą nową rejestratorką i lekarzem na umowie cywilnej. Pracę IT często wykonuje firma informatyczna rozliczana godzinowo, więc jej faktury dopisujecie do porównania ręcznie. Sprawdźcie, czy e-recepta, e-skierowanie, przekazywanie danych do P1 i rozliczenia z NFZ są w podstawowej opłacie, czy w pakiecie wyżej, i zapytajcie o cenę kolejnego stanowiska i kolejnej lokalizacji. Po podpisaniu negocjujecie już bez konkurencji.

W szpitalu licencja jest jedną z mniejszych pozycji. Ważą integracje, praca całodobowa i infrastruktura, a w niej roczne wsparcie licencji bazy danych, systemu operacyjnego i oprogramowania do kopii, płacone producentom tych programów, więc łatwo je pominąć. Praca własnego IT to konta przy każdej zmianie personelu, aktualizacje, pilnowanie integracji i pierwsza linia zgłoszeń; zapytajcie dostawcę, co z tego robi system. Zapytajcie też, ile w trakcie umowy kosztuje dostęp do własnych danych: nowy raport, eksport do hurtowni, udostępnienie danych innemu programowi. U części dużych dostawców to płatne dodatki spoza zamówienia, o których szpital dowiaduje się przy pierwszej potrzebie.

Zmiany prawne, waloryzacja i koszt wyjścia

Przez pięć lat zmienią się wzory dokumentów, sprawozdawczość do NFZ, e-usługi, faktury i cyberbezpieczeństwo. Czy ich wdrożenie jest w opłacie za utrzymanie, rozstrzyga umowa; zapisy opisuje rozdział Zmiany prawne: w opłacie czy jako rozwój. W rachunku zmiany prawne dostają własny wiersz, nawet gdy dostawca zapewnia, że są w cenie. Opłaty roczne rosną, więc rachunek w cenach z dnia oferty wychodzi zaniżony; kalkulator dolicza waloryzację od drugiego roku. W umowie według Prawa zamówień publicznych na dostawy lub usługi dłuższej niż 6 miesięcy zasady zmiany wynagrodzenia są obowiązkowe (art. 439 ust. 1 Pzp) i działają w obie strony (art. 439 ust. 4). W umowie prywatnej przychodni obowiązuje to, co wpiszecie: wskaźnik, termin i górny limit.

Dokumentację medyczną przechowuje się co do zasady 20 lat od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu (art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), więc dane z systemu kupionego dziś przeżyją umowę. Na koszt wyjścia składają się opłata obecnego dostawcy za wydanie danych, praca nowego przy migracji, godziny własnych ludzi przy sprawdzaniu, archiwum i okres dwóch systemów naraz. Dostawca przetwarzający dane w imieniu placówki po zakończeniu usług zwraca je albo usuwa, zależnie od jej decyzji (art. 28 ust. 3 lit. g RODO), ale format i termin wydania zapisuje się przed podpisaniem; jak, opisuje rozdział Dane i wyjście zapisane na początku. Dane wprowadzone do systemu i w nim wytworzone należą do placówki, oprogramowanie jest na licencji. Umowa, która opisuje tę granicę jasno, obniża koszt wyjścia bardziej niż rabat na starcie.

Integracje: kto ustala cenę połączenia

Integracje to pierwsza z sześciu grup spoza formularza cenowego i w szpitalu zwykle najcięższa. Integracja to przesyłanie danych między systemami bez przepisywania ich przez człowieka: zlecenie z oddziału do laboratorium i wynik z powrotem, zlecenie do pracowni i opis do karty, zlecenie leku do apteki. Każde połączenie ma dwa końce i na każdym ktoś wykonuje pracę.

Dwie strony i dwie faktury

Po stronie nowego systemu cenę ustala rynek, bo o zamówienie konkuruje kilku wykonawców. Po stronie systemu, który już pracuje, sprzedawca jest jeden: tylko on udostępni interfejs, wyda dokumentację i skonfiguruje komunikaty. Dla nowego wykonawcy to koszt o nieznanej wysokości, dla dostawcy systemu szpitalnego przychód. Wykonawca z nim związany ma połączenie u siebie, każdy inny kupuje je od konkurenta, który sam ustala cenę i termin odpowiedzi. Szpital wybiera niższą kwotę, choć różnica wynika z tego, kto trzyma drugi koniec, a nie z jakości systemu dla pracowni.

Laboratorium, obrazowanie, apteka

W laboratorium koszt rośnie przy słownikach: każde badanie ma kod w systemie placówki i kod w systemie laboratorium, a ktoś musi je powiązać. Zmiana laboratorium albo nowy panel badań to nowe powiązania, płatne za każdym razem, jeśli umowa traktuje je jako osobne zlecenia. W przychodni to główna integracja, a tygodnie bez wyników w karcie odczują rejestracja i lekarze.

W obrazowaniu obrazy zapisuje się w standardzie DICOM, czyli normie zapisu i przesyłania obrazów medycznych z danymi pacjenta i badania. Zlecenie, opis i odnośnik do obrazu w karcie przechodzą jednak przez interfejs systemu szpitalnego, więc DICOM w aparacie nie przesądza ceny połączenia. Apteka szpitalna często pracuje w module systemu oddziałowego: integracji nie ma, ale nie ma też wyboru, bo zmiana systemu apteki oznacza płatne połączenie ze zleceniami leków, stanami apteczek i kosztem leku przypisanym do pacjenta.

Standard nie jest ceną. HL7 to zestaw norm opisujących, jak systemy medyczne przesyłają sobie komunikaty. Dostawca może obsługiwać HL7 i pobierać opłatę za włączenie interfejsu, konfigurację i każdą instancję; co sprawdzić przy zakupie, opisuje rozdział o standardach.

Co mówią przepisy

System dokumentacji medycznej ma zapewniać jej prowadzenie i udostępnianie w standardach ogłoszonych na podstawie ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia, a przy ich braku w HL7 oraz DICOM albo innych (§ 1 ust. 6 pkt 6 rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej), i eksport całości danych, który pozwala odtworzyć je w innym systemie (§ 1 ust. 6 pkt 8). Usługodawcy wymieniają elektroniczną dokumentację medyczną według standardów zamieszczanych w BIP ministra zdrowia (art. 11 ust. 1b tej ustawy). Żaden przepis nie mówi, ile ma kosztować połączenie wewnątrz placówki.

Prawo zamówień publicznych opisuje skutek braku przygotowania. Wolna ręka z przyczyn technicznych albo z powodu praw wyłącznych jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne, a brak konkurencji nie wynika z celowego zawężenia parametrów (art. 214 ust. 1 pkt 1 Pzp, poniżej progów unijnych przez art. 305 pkt 1). Niezbędne dodatkowe usługi dotychczasowego wykonawcy można dokupić zmianą umowy, gdy zmiana wykonawcy nie może nastąpić z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności interoperacyjności, spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów, a wzrost ceny przy każdej zmianie nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy (art. 455 ust. 1 pkt 3 lit. a do c Pzp). Szpital, który nie zapewnił sobie dostępu do interfejsów, sam buduje argument o jedynym możliwym wykonawcy. Kolejne integracje można przewidzieć w dokumentach zamówienia; zasady są w rozdziale o koszcie cyklu życia.

Co zrobić, zanim zapytacie o cenę

1. Spiszcie połączenia: skąd i dokąd płyną dane, przez interfejs czy plik w katalogu, kto utrzymuje każdy koniec i ile kosztuje rocznie. Spis prowadzi kierownik IT, roczny koszt zna dyrektor ekonomiczny.
2. Sprawdźcie w umowie z dostawcą systemu szpitalnego, czy utrzymanie obejmuje dostęp do interfejsów i dokumentacji, czy jest stawka za kolejne połączenie i kto płaci po jego stronie, gdy nowy system kupujecie od innego wykonawcy.
3. Zapytajcie go o cenę na piśmie, zanim oszacujecie wartość zamówienia na nowy system, z rozbiciem na pracę jednorazową i opłatę roczną. Brak odpowiedzi też jest informacją.
4. Zdecydujcie, kto płaci za drugi koniec. Jeśli dokumenty zakupu milczą, wykonawcy wliczą kwotę, której nie znają, albo wrócą z nią po podpisaniu.
5. Stawkę za kolejne połączenie negocjujcie przy przedłużeniu umowy serwisowej, zanim znów będzie potrzebna.

Połączenie potrafi przestać działać po aktualizacji bez komunikatu o błędzie, więc ktoś w dziale IT codziennie przegląda komunikaty odrzucone i czekające w kolejce. To godziny w grupie 8 rachunku; test integracji przy aktualizacji opisuje rozdział o aktualizacjach.

Model licencji: użytkownik, stanowisko, lokalizacja

Integracje decydują o koszcie w szpitalu, model licencji w placówce, która rośnie. Gdy umowa liczy nazwanych użytkowników, druga lokalizacja z dziesięcioma specjalistami przyjmującymi po dwa popołudnia w tygodniu oznacza kilkanaście nowych licencji w pierwszej fakturze. Przychód z filii rośnie powoli, opłata od pierwszego dnia w pełnej wysokości. Taka umowa opisuje placówkę z dnia podpisania, a nie tę, którą planujecie za trzy lata.

Od czego liczy się licencja

Nazwany użytkownik rośnie z liczbą osób, które kiedykolwiek się logują, niezależnie od godzin pracy. Użytkownik jednoczesny rośnie ze szczytem obciążenia w ciągu dnia. Stanowisko rośnie z liczbą gabinetów i okienek. Lokalizacja albo podmiot rośnie ze strukturą organizacji. Łóżko to model szpitalny, przewidywalny, bo łóżek przybywa rzadziej niż personelu. Ryczałt jest stały, dopóki placówka mieści się w opisanym zakresie. Moduły bywają licencjonowane osobno, każdy w innej jednostce, więc w jednej umowie spotyka się gabinet na nazwanego użytkownika, rejestrację na stanowisko i integrację na lokalizację.

Utrzymanie często liczy się od wartości licencji albo od tej samej jednostki. Każde dokupione konto podnosi wtedy jednorazowo licencję i co roku utrzymanie. Oferta z tańszą licencją i droższym utrzymaniem po pięciu latach może kosztować więcej niż odwrotna, a rabat obejmujący tylko licencję w pierwszym roku, przy utrzymaniu liczonym od ceny katalogowej, zmienia tylko rok pierwszy.

Pół etatu, rotacja i wspólne konta

Lekarz przyjmujący cztery godziny w tygodniu kosztuje przy nazwanym użytkowniku tyle co pełny etat. Użytkownik jednoczesny ma dwa słabe punkty: sesję niewylogowaną po zamknięciu okna, która zajmuje licencję do końca dnia, i skutek przekroczenia limitu, czyli rejestratorkę, która w porannym szczycie nie zapisze pacjenta. Zapytajcie, po jakim czasie bezczynności system zwalnia licencję. Przekroczenie limitu nie powinno blokować logowania, tylko być rozliczane po fakcie według raportu, który placówka też widzi.

W niektórych umowach konto zablokowane dalej liczy się do opłaty, bo usunąć go nie wolno ze względu na historię wpisów. Umowa powinna mówić wprost, że konto zablokowane nie jest liczone. Gdy blokada nic nie zmienia w fakturze, nikt się z nią nie spieszy, a aktywne konto osoby, która odeszła, to otwarte drzwi do dokumentacji. Takie konto wyłącza się w ciągu doby, a najlepiej wygasa samo z datą końca umowy wpisaną przy zakładaniu; rytm przeglądów opisuje rozdział o kontach i dostępie. Wspólne konto „rejestracja” dla trzech osób oszczędza licencje, ale po incydencie nie da się ustalić, kto otworzył kartę pacjenta. Taniej wynegocjować inny model licencji.

Filia, kilka spółek, konta techniczne

Model na lokalizację karze małe filie: punkt z jednym gabinetem płaci tyle co przychodnia z dziesięcioma. Nazwany użytkownik karze personel jeżdżący między filiami tylko przy osobnych instalacjach; przy jednej bazie lekarz ma jedno konto, o czym pisze rozdział o jednej bazie pacjentów w sieci. Licencjobiorca nie może upoważnić innej osoby do korzystania z programu, jeśli umowa nie stanowi inaczej (art. 67 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), więc licencja jednej spółki nie obejmuje drugiej ani automatycznie podwykonawców. Konto techniczne integracji liczone jak użytkownik podnosi licencję przy każdej nowej integracji. W szpitalu umowa licencyjna na łóżko określa, co jest łóżkiem: łóżka z rejestru, miejsca dzienne, stanowiska intensywnej terapii, inkubatory, miejsca na izbie przyjęć, i w jakiej jednostce liczy się poradnie i pracownie, które łóżek nie mają, a system mają. Zapiszcie też pulę kont awaryjnych bez opłaty albo z opłatą ryczałtową, na przykład dla lekarza z innego szpitala wezwanego w nocy, bo takiego konta nie da się dokupić w chwili, gdy jest potrzebne. Kopię zapasową programu wolno sporządzić bez zezwolenia, gdy jest niezbędna, ale jeśli umowa nie stanowi inaczej, nie może być używana równocześnie z programem (art. 75 ust. 2 pkt 1), więc środowisko zapasowe i testowe wymagają zapisu w umowie.

Czas i zakres licencji

Jeśli umowa nie stanowi inaczej, licencja uprawnia do korzystania przez pięć lat, potem wygasa (art. 66 ust. 1 i 2 ustawy o prawie autorskim). Licencję na więcej niż pięć lat po tym okresie uważa się za udzieloną na czas nieoznaczony (art. 68 ust. 2), a taką licencjodawca (w ustawie: twórca) może wypowiedzieć z zachowaniem terminów umownych, a w ich braku na rok naprzód na koniec roku kalendarzowego (art. 68 ust. 1). Słowo „bezterminowa” w ofercie nie wystarcza. Licencja obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione (art. 41 ust. 2), z określeniem zakresu, miejsca i czasu korzystania (art. 67 ust. 1). Definicja użytkownika, stanowiska i lokalizacji to opis zakresu; jeśli jej nie ma, ustala ją ten, kto wystawia fakturę. Zasady Pzp dla licencji na czas nieoznaczony i dokupienia licencji jako opcji są w rozdziale o licencji i utrzymaniu w zamówieniu publicznym.

Przed podpisaniem ustalcie: jednostkę i jej definicję dla każdego modułu; cenę kolejnej jednostki w każdym roku; czy konto zablokowane i konta techniczne liczą się do opłaty; co z opłatą, gdy placówka się zmniejsza, bo umowy często przewidują tylko wzrost; od czego i o ile rośnie utrzymanie; z jakiego raportu dostawca liczy jednostki; czy odczyt archiwum po końcu umowy też liczy się od użytkownika. Rachunek robi się dla placówki za trzy i pięć lat. Jeśli w kalkulatorze kolejność ofert zmienia się między stanem dzisiejszym a stanem po planowanym wzroście, o wyborze decyduje model licencji, a nie cena jednostki.

Utrzymanie: ile płacić i za co

Wdrożenie kupuje się raz, utrzymanie co miesiąc, a po odbiorze to jedyna umowa, która łączy placówkę z dostawcą. Podzielcie cenę wdrożenia przez miesięczną opłatę, a zobaczycie, w którym miesiącu suma opłat ją przegoni. Po kilku latach płaci się ją z przyzwyczajenia. Zamiast procentu od licencji rozpiszcie ją na części i rozliczcie każdą.

Co kupujecie co miesiąc

Usuwanie błędów: czasy reakcji i naprawy dla każdej kategorii zgłoszenia oraz godziny, w których biegną. Typowy układ to zgłoszenia przyjmowane 24/7, obsługa w dni robocze od 8:00 do 16:00 i dyżur całodobowy w wyższym pakiecie. Przychodni pracującej w dzień to zwykle wystarcza. Szpital porównuje czasy w nocy i w święta oraz to, co umowa nazywa awarią krytyczną: jeśli tylko całkowity brak dostępu, niedziałające zlecenia na jednym oddziale poczekają do poniedziałku. Kategorie opisuje rozdział o czasach reakcji.

Nowe wersje i zmiany przepisów. Samo rozporządzenie o dokumentacji medycznej zmieniano w 2025 roku i do września 2026 roku cztery razy (Dz.U. 2025 poz. 931 i 1853, Dz.U. 2026 poz. 758 i 876), a każda zmiana to praca dostawcy. Pula godzin na zmiany zamawiane przez placówkę: jeśli nie przechodzi na kolejny okres, niewykorzystane godziny przepadają. Utrzymanie integracji, często poza opłatą, z pytaniem, kto sprawdza połączenia po nowej wersji. Przy systemie w chmurze także serwery, kopie i łącza dostawcy; przy serwerze w placówce w ich miejsce wsparcie licencji bazy danych i systemu operacyjnego, płacone komuś innemu, co rozpisuje rozdział SaaS, serwer lokalny czy chmura prywatna.

Utrzymanie ma warunek po waszej stronie. Dostawca wspiera system na wskazanych wersjach bazy danych i systemu operacyjnego i w kilku ostatnich wersjach własnego programu, więc placówka odkładająca aktualizacje słyszy po latach, że najpierw trzeba zapłacić za przejście. Daty końca wsparcia popularnych systemów są w rozdziale o systemach bez wsparcia. Koszt zależy też od pierwszej linii: jedna osoba po stronie placówki, która zbiera zgłoszenia i odsiewa drukarki i hasła, skraca naprawy i porządkuje raport. W pierwszym roku po odbiorze sprawdźcie, czy nie płacicie za usuwanie błędów, które daje już gwarancja z umowy wdrożeniowej. Jeśli różnicą jest tylko pula godzin, zapłaćcie za pulę.

Rozliczenie raz w roku

Przed budżetem zbierzcie dane za dwanaście miesięcy:

1. Zgłoszenia według kategorii i odsetek dotrzymanych czasów naprawy.
2. Zgłoszenia zamknięte jako „nie błąd” albo przeniesione do płatnego rozwoju.
3. Godziny z puli wykorzystane i przepadłe.
4. Zmiany przepisów wprowadzone w opłacie i wycenione osobno.
5. Przestoje z czasem, dniem tygodnia i porą.
6. Faktury innych firm za integracje, bazę danych i serwery.

Sprawdźcie, czy ktoś kiedykolwiek naliczył kary umowne za przekroczenie czasu naprawy; kara nienaliczana nie zmienia pracy serwisu. Bez raportu z systemu zgłoszeń, wpisanego do umowy jako obowiązek dostawcy, rozmowa o cenie utrzymania jest rozmową o wrażeniach. Roczna opłata podzielona przez liczbę zgłoszeń nie jest ceną rynkową, ale pozwala porównać koszt zgłoszenia z pracą własnego informatyka albo firmy; podział zadań opisuje rozdział Kto to utrzymuje.

Dostęp do danych i koniec pierwszej umowy

Serwis łączy się zdalnie z systemem, w którym są dane pacjentów, a firma łącząca systemy widzi je choćby w komunikatach testowych, więc obie potrzebują umowy powierzenia (art. 28 ust. 3 RODO). Szpital będący podmiotem kluczowym albo ważnym obejmuje dostawcę bezpieczeństwem łańcucha dostaw (art. 8 ust. 1 pkt 2 lit. e ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa), a jego kierownik planuje na to środki (art. 8d pkt 2) i odpowiada mimo powierzenia zadań innej osobie (art. 8c); ocenę dostawców opisuje rozdział o dostawcach w łańcuchu dostaw.

Gdy pierwsza umowa serwisowa się kończy, jedynym wykonawcą utrzymania systemu na licencji bywa jego producent i cenę kolejnych lat negocjuje się bez konkurencji. Szpital publiczny ma dla umów dłuższych niż cztery lata i przedłużeń zasady opisane w rozdziale o licencji i utrzymaniu. Prywatna przychodnia co do zasady Pzp nie stosuje, więc cenę utrzymania na pięć lat z górnym limitem zmian negocjuje przed umową wdrożeniową, gdy dostawca ma jeszcze konkurencję. Decyzję o przedłużeniu, zmianie zakresu albo zmianie systemu podejmuje się co najmniej rok przed końcem umowy. Decyzja w ostatnim miesiącu zostawia jedną drogę.

Gabinet i przychodnia: zakup, leasing, abonament, VAT i KSeF

Forma finansowania nie zmienia tego, co kupujecie. Zmienia, kiedy płacicie, kto jest właścicielem sprzętu i jak wyjdziecie z umowy. Przy trzech propozycjach, licencji i serwerze za gotówkę, sprzęcie w leasingu i abonamencie z zerową opłatą na start, pierwsze pytanie zadaje księgowa: czy ktoś policzył VAT.

Trzy formy, ta sama lista kosztów

Zakup to licencja płacona raz, sprzęt na własność i roczne utrzymanie. Licencję na program amortyzuje się nie krócej niż 24 miesiące (art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT), a składnik o wartości początkowej do 10 000 zł można zaliczyć do kosztów w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT, art. 16d ust. 1 ustawy o CIT). Placówka bez odliczenia VAT liczy tę wartość z VAT (art. 22g ust. 3 ustawy o PIT, art. 16g ust. 3 ustawy o CIT).

Leasing to finansowanie rzeczy, której właścicielem do końca umowy jest finansujący, a wy płacicie w ratach co najmniej cenę jej nabycia (art. 709¹ Kodeksu cywilnego). Podatkowo obejmuje też licencje (art. 23a pkt 1 ustawy o PIT, art. 17a pkt 1 ustawy o CIT), a rata leasingu operacyjnego jest kosztem, gdy umowa trwa co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, a opłaty bez VAT pokrywają wartość początkową (art. 23b ust. 1 ustawy o PIT, art. 17b ust. 1 ustawy o CIT). Abonament to usługa bez składnika majątku; komputery, czytniki i łącze nadal są po waszej stronie.

W każdej formie zostają migracja, szkolenia, zmiany przepisów i wyjście z umowy. Leasing ich zwykle nie obejmuje, choć koszty instalacji i uruchomienia programu mogą wejść do wartości początkowej licencji (art. 22g ust. 3 ustawy o PIT), więc sprawdźcie, co dokładnie finansujecie. Porównanie ofert o różnych zakresach porównuje dwie różne rzeczy.

VAT i ryczałt

Usługi opieki medycznej służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, wykonywane przez podmioty lecznicze i w ramach zawodu lekarza, są zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 18 i 19 ustawy o VAT), a VAT naliczony odlicza się tylko w zakresie czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1). Placówka wyłącznie ze sprzedażą zwolnioną płaci VAT od raty, abonamentu i serwera i go nie odzyska, więc porównuje kwoty z VAT; kalkulator ma na to pole. Przy części usług opodatkowanych odliczenie liczy się według przypisania albo proporcji (art. 90 ust. 1 i 2), co ustalacie z księgową przed porównaniem ofert.

Argument „rata w koszty” działa tylko przy podatku od dochodu. Lekarz na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych płaci 14% od przychodu z usług w zakresie opieki zdrowotnej (art. 12 ust. 1 pkt 2a lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym) i żaden koszt nie obniża mu podatku. Decyduje suma wydatków z VAT w pięciu latach i to, czy stać was na zapłatę na starcie. Leasing daje wtedy rozłożenie płatności za marżę finansującego, a laptop na raty w sklepie to też finansowanie, z pytaniem o całkowity koszt rat i dokupione ubezpieczenia.

Co leasing przenosi na was

Przy utracie rzeczy z przyczyn, za które finansujący nie odpowiada, na przykład kradzieży laptopa z samochodu, umowa wygasa, a finansujący może żądać natychmiastowej zapłaty wszystkich niezapłaconych rat, pomniejszonych o korzyści z wcześniejszej zapłaty i z ubezpieczenia, oraz naprawienia szkody (art. 709⁵ § 1 i 3 Kodeksu cywilnego). Ubezpieczenie jest więc osobną pozycją. Wady reklamujecie u sprzedawcy (art. 709⁸ § 1 i 2), naprawy są wasze (art. 709⁷ § 1), a sprzętu nie oddacie innej spółce bez zgody finansującego (art. 709¹² § 1). Leasing serwera może trwać dłużej niż wsparcie producenta dla jego systemu operacyjnego: raty płacicie do końca, poprawek już nie ma. Sprzęt zwracany bez wykupu wraca z dyskami, na których są dane pacjentów, więc zapiszcie, że dyski zostają u was albo są niszczone z protokołem.

Abonament i cztery daty

Abonament nie wymaga nakładu na start, ale rośnie z liczbą lekarzy, stanowisk i lokalizacji, a regulamin może przewidywać podwyżkę w trakcie umowy; co w nim sprawdzić, opisują rozdziały o regulaminie abonamentu i zmianie dostawcy chmury. Po pięciu latach zostają wam tylko dane, więc eksport sprawdzacie przed pierwszym pacjentem.

Przed podpisaniem wypiszcie w jednym wierszu koniec umowy z NFZ, koniec leasingu, najwcześniejsze wypowiedzenie abonamentu bez kary i koniec wsparcia producenta dla sprzętu. Jeśli raty trwają dłużej niż kontrakt, ustalcie, z czego je zapłacicie bez jego przedłużenia. W gabinecie wystarczą dwie daty: koniec rat i najwcześniejsze wypowiedzenie abonamentu. W kalkulatorze wpiszcie zakup jako ofertę A, abonament jako ofertę B, a przy leasingu sumę opłaty wstępnej, rat, wykupu, ubezpieczenia i opłat manipulacyjnych w miejsce ceny sprzętu.

KSeF od 1 stycznia 2027

KSeF jest obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podatników, także zwolnionych z VAT. Do 31 grudnia 2026 gabinet i przychodnia korzystają z dwóch wyjątków: faktur poza KSeF do 10 000 zł sprzedaży brutto na nich w miesiącu (art. 145m ustawy o VAT w brzmieniu z Dz.U. 2025 poz. 1203) i faktur z kasy rejestrującej oraz paragonów z NIP do 450 zł uznanych za faktury (art. 145n ust. 1 pkt 1 i 2 w związku z art. 106e ust. 5 pkt 3). Według ustawy w brzmieniu obowiązującym 30.09.2026 od 1 stycznia 2027 oba wygasają i wchodzą kary (art. 106ni, zgodnie z art. 23 pkt 4 ustawy z 16 czerwca 2023, Dz.U. 2023 poz. 1598, w brzmieniu z Dz.U. 2025 poz. 1203). Za niewystawienie faktury w KSeF, fakturę awaryjną niezgodną ze wzorem i niedosłanie w terminie naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę do 100% podatku z faktury, a przy fakturze bez podatku do 18,7% należności ogółem (art. 106ni ust. 1). Przy wizycie prywatnej to niewiele, przy fakturze dla pracodawcy za badania załogi już tak.

Sprzedaż zwolniona nie wymaga faktury (art. 106b ust. 2); wystawia się ją na żądanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca usługi albo zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2). O KSeF decyduje nabywca: faktura dla osoby prywatnej może powstać poza systemem (art. 106ga ust. 2 pkt 4), a dla pacjenta z firmą, pracodawcy, ubezpieczyciela i innego podmiotu leczniczego idzie przez KSeF. Imienny wykaz badanych przekazujcie pracodawcy osobno, a w opisie usługi podawajcie nazwę świadczenia, nie rozpoznanie, bo minimalizacja danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) obejmuje dokument w państwowym systemie. Faktura dla firmy do sprzedaży z kasy wymaga NIP na paragonie (art. 106b ust. 5), więc pytanie o fakturę na firmę pada przed wydrukiem paragonu. Od 2027 roku wystawiający fakturę do sprzedaży z kasy zostawia w dokumentacji numer paragonu i numer unikatowy kasy albo sam paragon (art. 106h ust. 1, w 2026 roku wyłączony art. 145n ust. 3), więc rejestracja przekazuje je księgowości od razu, a nie na koniec miesiąca.

Gdy KSeF nie działa: w trybie offline24 fakturę przesyła się najpóźniej w następnym dniu roboczym (art. 106nda ust. 1 i 2), po niedostępności ogłoszonej w BIP w następnym dniu roboczym po jej końcu (art. 106nh ust. 1 i 2), po awarii ogłoszonej komunikatem w 7 dni roboczych (art. 106nf ust. 4), a po awarii całkowitej ogłoszonej w mediach nie przesyła się jej wcale (art. 106ne ust. 3, art. 106ng). System powinien pokazywać listę faktur bez numeru KSeF, przeglądaną codziennie. Zasady dla rejestracji przy dłuższej awarii są w materiale Praca bez systemu przez 72 godziny.

Koszt KSeF to głównie obieg. Faktura dla firmy ma jedno źródło: system gabinetowy, który sam wysyła ją do KSeF i zapisuje numer przy wizycie, albo księgowość, której rejestracja przekazuje dane nabywcy. Nie działa układ, w którym obie strony wystawiają faktury „na wszelki wypadek”. Uprawnienia w KSeF, do nadawania uprawnień, do wystawiania i do dostępu do faktur, odbiera się przy odejściu rejestratorki albo zmianie biura jak klucze. Od dostawcy potrzebujecie odpowiedzi, czy system wysyła faktury sam, zapisuje numer KSeF, obsługuje offline24 i czy kolejne wersje KSeF są w opłacie. Integracja z KSeF jako płatny moduł to obowiązek z ustawy sprzedawany jako dodatek i trafia do grupy 6 rachunku.

Dotacje FEnIKS i KPO: utrzymanie w okresie trwałości

Dotacja płaci zakup, utrzymanie płaci placówka, przez lata, w których dotacja wciąż wiąże ją warunkami. Ten rachunek jest dla zarządu i księgowości. Z wnioskiem i rozliczeniem dofinansowania nie ma nic wspólnego, bo te rozstrzygają dokumenty programu i instytucja, która go prowadzi.

FEnIKS dla POZ

Projekt „Wsparcie podstawowej opieki zdrowotnej (POZ)” w programie FEnIKS 2021-2027 prowadzi NFZ, a grant dostaje podmiot z umową z NFZ na POZ, także praktyka lekarska. Pomoc jest bezzwrotna, bez wkładu własnego, do 300 tys. zł przy liście aktywnej lekarza POZ do 5 000 pacjentów, do 450 tys. zł od 5 001 do 10 000 i do 600 tys. zł powyżej 10 000 (odrębny limit mają placówki poszkodowane w powodzi). Grant nie przekracza równowartości 200 000 euro (art. 41 ust. 6 ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027), a NFZ liczy ten limit łącznie dla wszystkich naborów i miejsc jednego podmiotu. Na 29.09.2026 NFZ zapowiadał trzeci nabór na IV kwartał 2026; aktualne warunki są na feniks.nfz.gov.pl.

Według odpowiedzi NFZ umowę o powierzenie grantu zawiera się na 12 miesięcy. Licencja jest kwalifikowalna, opłata okresowa tylko do zakończenia przedsięwzięcia, aktualizacja oprogramowania nie. Chatbot do rejestracji figuruje w zakresie rzeczowym drugiego naboru jako „zakup licencji, z wyłączeniem abonamentu”. Instalacja i konfiguracja sprzętu IT przez firmę zewnętrzną nie są kwalifikowalne, a wydatki nie mogą w całości dotyczyć sprzętu komputerowego i oprogramowania. Przy trzecim naborze sprawdźcie, czy zasady się nie zmieniły. Konfigurację i aktualizacje przychodnia płaci więc sama od pierwszego dnia.

Trwałość trwa 5 lat od płatności końcowej przekazanej grantodawcy (§ 16 wzoru umowy o powierzenie grantu), czyli od rozliczenia całego projektu przez NFZ. NFZ podaje, że projekt kończy się w czerwcu 2028, więc trwałość sięga połowy 2033 roku. Do tego czasu rzeczy z grantu służą świadczeniom POZ, nie wolno ich zbyć bez zgody grantodawcy, a do 31 marca każdego roku składa się oświadczenie o utrzymaniu trwałości. Naruszenie oznacza zwrot całości albo części grantu z odsetkami jak dla zaległości podatkowych. Serwer kupiony w 2027 roku pracuje dla POZ do 2033: w tym czasie wymienia się dyski i baterie zasilacza, a producent kończy poprawki systemu operacyjnego.

KPO w szpitalu

W naborze konkurencyjnym inwestycji D1.1.2 trwałość zachowuje się przez 3 lata od zatwierdzenia wniosku końcowego o płatność (§ 2 ust. 6 wzoru umowy o objęcie wsparciem, podrozdział 3.7 ust. 1 wytycznych kwalifikowalności). Zatwierdzenie w grudniu 2026 oznacza trwałość do grudnia 2029. Pięć lat dotyczy przechowywania dokumentacji projektu od najbliższego 31 grudnia po zatwierdzeniu wniosku (§ 17 ust. 2), a kontrola jest możliwa do 3 lat po zakończeniu umowy (§ 13 ust. 2). Umowy innych programów mogą mieć inne okresy, więc pierwsza czynność to wpisanie dat z własnej umowy do kalendarza zarządu.

Wytyczne pozwalały rozliczyć w projekcie wsparcie i serwis najdłużej na okres trwałości, jeśli koszt poniesiono do końca kwalifikowalności wydatków (podrozdział 4.1 ust. 8 pkt 2 wytycznych), czyli do 30 czerwca 2026, a przy wydłużonej realizacji do 31 sierpnia 2026 (§ 10 ust. 1 wzoru umowy). Szpital, który ograniczył wsparcie do roku gwarancji, płaci teraz z własnego budżetu, często bez tej pozycji w planie. Kierownik IT sprawdza, czy licencja z KPO jest bezterminowa, czy to subskrypcja, której wygaśnięcie wyłącza produkt projektu, i czy wsparcie obejmuje nowe wersje wymagań integracji z P1 publikowane przez Centrum e-Zdrowia. Do utrzymania dochodzą subskrypcje narzędzi bezpieczeństwa, wsparcie licencji serwerów, integracje po drugiej stronie i wymiana sprzętu po awarii. Datę wygaśnięcia każdej umowy wsparcia wpisuje się do planu zamówień na właściwy rok.

Kiedy zmiana systemu grozi zwrotem

Umowa D1.1.2 wiąże wsparcie z integracją z P1, digitalizacją dokumentacji, cyberbezpieczeństwem potwierdzonym audytem i AI z podłączeniem do Platformy Usług Inteligentnych (§ 2 ust. 2), a Centrum e-Zdrowia wskazuje, że wskaźnik 95% zaindeksowanych kart informacyjnych z leczenia szpitalnego jest sprawozdawany także w okresie trwałości. Wytyczne wymieniają jako naruszenie istotną zmianę wpływającą na charakter, cele lub warunki przedsięwzięcia, która mogłaby naruszyć pierwotne cele, oraz zmianę własności elementu infrastruktury dającą nienależną korzyść (podrozdział 3.7 ust. 3), ze zwrotem dofinansowania proporcjonalnie do okresu naruszenia (ust. 2). Zmiana firmy serwisującej to samo oprogramowanie celu nie dotyka. Ryzyko widzę w wymianie systemu, po której karty przestają się indeksować, w wyłączeniu modułu z KPO, bo nowy system „ma to w standardzie”, w wygaszeniu narzędzia z projektu bez następcy i w przekazaniu sprzętu innemu podmiotowi przy połączeniu szpitali. Wzór umowy o zmianach w okresie trwałości osobno nie mówi, więc przed wymianą systemu, zanim ruszy postępowanie, szpital pisze do Ministerstwa Zdrowia z opisem zmiany i planem utrzymania wskaźników. Brak odpowiedzi nie jest zgodą: zmianę się przesuwa albo prowadzi tak, żeby żaden produkt projektu nie przestał działać ani nie zmienił właściciela.

Teczka trwałości i zakupy z listy

Jedna wskazana osoba prowadzi teczkę trwałości: raz na kwartał raport indeksacji kart, liczba dokumentów wysłanych do P1, lista sprzętu z numerami inwentarzowymi i miejscem pracy, protokoły serwisu, umowy wsparcia z datami i protokoły testu odtworzenia kopii według Protokołu testu odtworzenia kopii. Elementy z projektu dostają w ewidencji środków trwałych datę końca trwałości, a każda likwidacja albo wymiana po awarii kończy się notatką, że nowy sprzęt przejął tę samą funkcję. Dowody leżące wyłącznie w starym systemie eksportuje się przed jego wyłączeniem. W przychodni z FEnIKS ta sama teczka to spis, gdzie stoi każda pozycja z grantu; bez niego coroczne oświadczenie to podpis w ciemno.

Lista zakresu rzeczowego mówi, co wolno kupić, a nie co się opłaca utrzymać. Każdą pozycję rozpiszcie przed zakupem na licencję albo sprzęt, konfigurację, opiekę z aktualizacjami i abonament, na każdy rok do końca trwałości, z naprawami po gwarancji. Serwer przy systemie w chmurze dostawcy to prąd, zasilacz, kopie i poprawki, a zostaje w użyciu dla POZ do końca trwałości nawet po przejściu na usługę. Chatbot i centralka to licencja z grantu i abonament z waszego budżetu, a do tego umowa powierzenia przed pierwszą rozmową z pacjentem. Jeśli roczna opłata przekracza wartość czasu, który rejestracja naprawdę oszczędza, grant sfinansował stały koszt.

Budżet IT szpitala na 2027: co wymusza prawo, a co da się przesunąć

Szpital układa plan na 2027 rok, nie znając ostatecznego planu finansowego NFZ: projekt trafia do zaopiniowania do 1 lipca (art. 121 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych), a zatwierdzony plan może być zmieniany (art. 124). Gdy pieniędzy brakuje, IT jest pierwszym kandydatem do cięcia, bo dopóki działa, jego efektu nie widać. W 2027 roku kilka rzeczy trzeba jednak zrobić z mocy prawa, a ich koszt siedzi w budżecie IT.

Trzy terminy

1 stycznia 2027 wchodzą kary KSeF. W szpitalu faktury powstają za badania dla innych podmiotów, dzierżawy i usługi dla firm, a kasy w poradniach, gdzie pacjenci płacą za świadczenia poza kontraktem, wydają paragony, do których faktura dla firmy też idzie przez KSeF. W budżecie to godziny: integracja systemu finansowo-księgowego, uprawnienia i czas księgowości.

1 lutego 2027 do centralnej e-rejestracji wchodzą pierwsze z 31 zakresów dopisanych rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 26 sierpnia 2026 (Dz.U. 2026 poz. 1143): neurologia, genetyka, geriatria i leczenie mukowiscydozy, a kolejne grupy od 1 kwietnia do 1 grudnia 2027. Od objęcia zakresu placówka ma 5 miesięcy na harmonogramy i 6 miesięcy na zgłoszenia centralne (art. 23i ustawy o świadczeniach), a potem NFZ finansuje co do zasady tylko świadczenia z terminem wyznaczonym w centralnej e-rejestracji (art. 154a ust. 2 i 3). Od dostawcy potrzebujecie na piśmie odpowiedzi, czy kolejne zakresy są w opłacie za utrzymanie i w której wersji systemu będą gotowe. Pracę rejestracji opisuje rozdział o nowych e-usługach.

3 kwietnia 2027 kończy się okres dostosowawczy nowelizacji ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz.U. 2026 poz. 252) dla szpitala, który był podmiotem kluczowym albo ważnym już w dniu jej wejścia w życie, 3 kwietnia 2026 (art. 33 ust. 1 nowelizacji). Pierwszy audyt podmiotu kluczowego trzeba przeprowadzić do 3 kwietnia 2028 (art. 33 ust. 2 nowelizacji i art. 15 ustawy), a kary można nakładać od 3 kwietnia 2028 (art. 35 nowelizacji). Szpital, który był operatorem usługi kluczowej, ma inny kalendarz zgłaszania incydentów i audytu, opisany w kalendarzu KSC. Kara może objąć kierownika (art. 73a), który szkoli się raz w roku kalendarzowym (art. 8e). W budżecie to spis zasobów, analiza ryzyka, procedury, szkolenie, często usługa monitorowania, a dla podmiotu kluczowego wybór audytora jeszcze w planie na 2027 rok.

Trzy koszyki

Zanim ktoś zacznie skreślać, przepiszcie kolumnę IT na trzy koszyki. Dyrektor ekonomiczny i kierownik IT najpierw uzgadniają koszyk każdej pozycji, dopiero potem kwoty.

Obowiązki z przepisów: KSeF, e-rejestracja, wymiana danych z P1, dostosowanie do KSC. Tego koszyka nie da się ciąć, można tylko wybrać tańszy sposób wykonania.

Ciągłość działania: kopie i ich test odtworzenia, wsparcie producenta dla serwerów i macierzy, umowa serwisowa, aktualizacje systemów operacyjnych, zasilanie i łącza. W 2027 roku może tu trafić serwer bazy danych, bo rozszerzone wsparcie SQL Server 2016 skończyło się 14 lipca 2026, a wsparcie Windows Server 2016 trwa do 12 stycznia 2027. Wymiana komputerów w rejestracji wygląda na rozwój, ale jeśli nie dostają poprawek bezpieczeństwa, należy tutaj.

Rozwój: nowe moduły i raporty, bez których szpital przetrwa rok. Tu jest prawdziwa przestrzeń do przesunięć. Nowy moduł zleceń może poczekać do 2028 roku. Działająca kopia nie może.

Przy każdej pozycji zapiszcie datę wygaśnięcia umowy, bo odnowienie z lutego wymagające postępowania zaczyna się jesienią, i znaną już podwyżkę: waloryzację, licencje w euro albo w dolarach, nowy cennik. Sprzęt wydzielcie z usług, bo inwestycja idzie innym torem zatwierdzania. Dopiszcie rezerwę na rozporządzenie, które pojawi się w trakcie roku. W szpitalu z poradniami zaproście do tabeli kierownika rejestracji, bo on wie, które poradnie i kiedy wchodzą do centralnej e-rejestracji.

Dlaczego kopia i utrzymanie to zła oszczędność

Wsparcie macierzy z kopiami ma roczną kwotę. Tydzień na papierze to przesunięte zabiegi, nadgodziny, ręczne wprowadzanie dokumentacji i świadczenia, których nie da się rozliczyć, a tej liczby nikt nie ma w arkuszu. RODO wymienia wśród środków dobieranych do ryzyka zdolność szybkiego przywrócenia dostępności danych i regularne testowanie zabezpieczeń (art. 32 ust. 1 lit. c i d). Test odtworzenia opisuje rozdział o kopii, która się odtwarza, a pracę oddziałów na czas awarii rozdział o szpitalu bez systemu przez 72 godziny. Umowa serwisowa, jeśli obejmuje zmiany przepisów, to źródło zapłaty za KSeF i e-rejestrację w 2027 roku. Przed cięciem przeczytajcie ten zapis, a nie tytuł umowy. Bez niego każda zmiana przyjdzie jako zlecenie po cenie z cennika, w terminie dostawcy. Taki jest model biznesowy dużej części rynku: niskie utrzymanie, płatne wszystko poza jego opisem.

Koszt IT w rachunku kosztów szpitala

Budżet mówi, ile szpital wyda na IT. Rachunek kosztów mówi, która komórka za to płaci. Gdy cały koszt IT idzie jedną pozycją i dzieli się go kluczem kosztów zarządu, interna dostaje część kosztu systemu laboratoryjnego niezależnie od tego, ile badań zleciła. Wynik jest poprawny arytmetycznie i błędny ekonomicznie, a decyzje o łóżkach i programie naprawczym zapadają na liczbie, która opisuje sposób księgowania.

Standard i miejsce IT

Świadczeniodawcy z umową o udzielanie świadczeń stosują standard rachunku kosztów (art. 31lc ust. 6 ustawy o świadczeniach) według rozporządzenia Ministra Zdrowia z 26 października 2020 (Dz.U. 2020 poz. 2045). Nie dotyczy to świadczeniodawcy wyłącznie POZ ani nieprowadzącego ksiąg rachunkowych (art. 31lc ust. 8 pkt 1 i 2). Koszty działu informatyki nie są kosztami zarządu i rozdziela się je na ośrodki powstawania kosztów, czyli OPK (§ 8 ust. 3 pkt 7 i ust. 4 rozporządzenia). Standardowym kluczem dla działu informatycznego i serwerowni jest liczba osób z uprawnieniami dostępu do systemów (załącznik nr 7), a usługi informatyczne z zewnątrz rozdziela się według faktury albo umowy, w braku wskazania tym samym kluczem (załącznik nr 6, poz. 15). Plan kont ma osobne konta 402-01-09-01 dla najmu, dzierżawy i leasingu sprzętu IT i 402-01-09-02 dla pozostałych usług informatycznych (załącznik nr 5), a ubezpieczenie od cyberprzestępstw jest kosztem zarządu (§ 8 ust. 2 pkt 12).

Podział na części

Rozpiszcie koszt IT na licencje i utrzymanie systemów, sprzęt i serwerownię, łącza i usługi zewnętrzne oraz pracę działu IT z wynagrodzeniami. System jednej komórki, laboratoryjny, obrazowy albo apteczny, przypiszcie wprost do jej OPK razem z amortyzacją jego licencji; przez dział informatyki przechodzą tylko wspólny sprzęt i licencje, usługi zewnętrzne i wynagrodzenia. Poproście dostawcę, żeby faktura za utrzymanie pokazywała moduły osobno. Program kadrowo-płacowy i finansowo-księgowy obsługuje głównie komórki zarządu, więc kluczem liczby użytkowników przerzuciłby koszt kadr na oddziały. Laboratorium i pracownie są OPK proceduralnymi (kod funkcji 507, załącznik nr 1), a ich koszty przechodzą na oddziały przez koszt zleconych procedur (§ 4 ust. 1 pkt 3 i § 7 ust. 1 i 3). Interna płaci wtedy za system laboratoryjny według liczby zleconych badań, a nie liczby kont.

Klucz jest tyle wart, ile lista kont

Stawka to koszt OPK pomocniczego podzielony przez liczbę jednostek klucza, a koszt dla OPK to jego jednostki razy stawka (§ 6 ust. 8 i 9). Całość kosztów działu informatyki trafia na inne OPK (§ 6 ust. 3), więc błąd w liczbie kont przenosi się wprost na wynik oddziałów. Konta osób, które odeszły, studentów po praktyce, wspólne konta dyżurek i konta serwisowe dostawcy zabierają koszt pozostałym. Przed zamknięciem roku wyślijcie każdemu kierownikowi listę kont policzonych na jego OPK; rozpozna nazwisko osoby, która odeszła wiosną, szybciej niż dział IT. Dla osoby pracującej w kilku OPK rozporządzenie wymaga proporcji w kosztach osobowych (§ 5 ust. 5), ale nie mówi, jak liczyć jej konto, więc wybierzcie jedną zasadę, na przykład podstawowe miejsce pracy z kadr, i nie zmieniajcie jej w trakcie roku. Inny klucz albo rozdzielnik jest dopuszczalny, gdy daje dokładniejszą alokację (§ 6 ust. 5 i § 5 ust. 7), a ich wykaz trafia do Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji (§ 5 ust. 9 i § 6 ust. 7), więc powód zmiany zapiszcie. Zasady zapisuje się w polityce rachunkowości ustalanej na piśmie przez kierownika jednostki (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i ust. 2 ustawy o rachunkowości), razem z tym, z którego raportu, na jaki dzień i kto liczy konta.

Agencja dostaje te dane na wniosek (art. 31lc ust. 4 ustawy o świadczeniach), określa taryfy świadczeń (art. 31n pkt 1a) i analizuje koszty szpitali z programem naprawczym (art. 31ld ust. 1 pkt 8 i ust. 3). Przypadkowo rozłożony koszt IT trafia więc do taryfikacji i oceny planu naprawy; szerzej o tych danych pisze rozdział o danych dla właściciela i państwa. Roczny koszt z kalkulatora i koszt IT na OPK to te same pieniądze. Jeśli wyraźnie się różnią, jeden rachunek pomija pozycję, najczęściej pracę działu IT albo amortyzację licencji.

Co to znaczy na waszej skali

Dziesięć grup obowiązuje na każdej skali. Zmienia się to, które ważą najwięcej, kto liczy i które przepisy wchodzą do gry. Jak z wielkością placówki rosną warstwy IT, opisuję w filarze Kwestia skali: jak rośnie złożoność IT od gabinetu do sieci szpitali.

Gabinet lekarski

Wystarczą cztery pozycje: abonament albo licencja, sprzęt z łączem, utrzymanie i koszt wyjścia. Zacznijcie od formy opodatkowania, bo na ryczałcie liczy się tylko suma wydatków z VAT, a na skali albo podatku liniowym próg 10 000 zł wartości początkowej liczonej z VAT. Porównujcie pakiety, nie jednostki, i policzcie drugą osobę, zanim się pojawi. Dopiszcie zapasowe łącze z telefonu i kopię poza gabinetem; pracę bez łącza opisuje rozdział o gabinecie bez internetu. Przed 1 stycznia 2027 ustalcie, kto wystawia faktury firmom w KSeF. Gabinet z umową POZ może być grantobiorcą FEnIKS, a wtedy lekarz do 2033 roku składa oświadczenia o trwałości i rzadko obroni abonament chatbota przy jednej osobie przy telefonie.

Przychodnia

Najpierw zmierzcie czas zapisu i wizyty w obecnym systemie, potem porównujcie oferty z godzinami firmy informatycznej i opłatą laboratorium po drugiej stronie. Przy lekarzach na części etatu poproście o wycenę na użytkownika jednoczesnego i wpiszcie, że konto zablokowane nie jest liczone. Kosztów KSC nie wpisujcie na zapas: mikro i małe przedsiębiorstwa oraz podmiot leczniczy niebędący przedsiębiorcą, który zatrudnia mniej niż 50 osób, są co do zasady poza ustawą (art. 5 ust. 1, 2 i 8 ustawy o KSC), a przychodnia od 50 zatrudnionych albo powyżej finansowych progów małego przedsiębiorstwa może być podmiotem ważnym. Status sprawdzicie w rozdziale Czy ustawa was obejmuje. Przychodnia POZ z grantem płaci utrzymanie sama do połowy 2033 roku, a przychodnia z poradniami AOS planuje w 2027 roku centralną e-rejestrację.

Sieć przychodni

Jedna baza pacjentów oznacza jedną migrację, jedną integrację z laboratorium i jedno konto lekarza w kilku filiach; przy osobnych instalacjach każdą zmianę przepisów płaci się tyle razy, ile jest instalacji. Wpiszcie do umowy wszystkie spółki i lokalizacje, cenę kolejnej, stawkę dla najmniejszej filii i skutek zamknięcia filii. Leasing i abonament zawierajcie na podmiot prowadzący wszystkie lokalizacje. Księgowość potrzebuje jednego widoku faktur bez numeru KSeF ze wszystkich placówek, a sieć kilku spółek osobnych uprawnień dla każdego podatnika, chyba że tworzy grupę VAT (art. 15a ustawy o VAT). Wielkość spółki w KSC liczy się razem z przedsiębiorstwami powiązanymi i partnerskimi, chyba że jej system informacyjny jest od nich niezależny albo nie świadczy z nimi usług wspólnie (art. 5 ust. 6 i 7 ustawy o KSC), a limit grantu FEnIKS NFZ liczy łącznie dla wszystkich naborów i miejsc jednego podmiotu. Przyłączenie kupionej przychodni opisuje rozdział o zakupie przychodni.

Szpital

Kolejność: spis integracji z opłatami po obu stronach, czas personelu na oddziale, na końcu licencje. Porównujcie utrzymanie w nocy i definicję awarii krytycznej, rozliczajcie je co roku z sześciu punktów, a budżet na 2027 rozpiszcie na trzy koszyki. Szpital powiatowy ma trzy terminy naraz przy kilkuosobowym dziale IT, więc obowiązki to głównie czas ludzi zabrany z rozwoju, a nocny monitoring bezpieczeństwa porównuje się z kosztem etatu według rozdziału o monitoringu. Po KPO kalendarz zarządu ma trzy daty: koniec wsparcia, koniec trwałości i koniec przechowywania dokumentów. W rachunku kosztów dział informatyki staje się osobnym OPK. Szpital kupujący w trybie Pzp może zapisać rachunek na pięć lat jako kryterium kosztu, według rozdziału o koszcie cyklu życia.

Szpital specjalistyczny

Do spisu integracji dochodzi aparatura, za której połączenie często płaci się też producentowi urządzenia. Przy wielu połączeniach szpital ma zwykle silnik integracyjny, czyli program przekazujący komunikaty między systemami; jeśli ma do niego licencję, dokumentację i ludzi, nie każde połączenie musi przechodzić przez dostawcę systemu szpitalnego. Umowy serwisowe zbierzcie w jednym rejestrze z datą końca, zakresem i osobą odpowiedzialną, a koszt zgłoszenia liczcie dla kilku największych. Dostęp do danych do badań wyceńcie przed podpisaniem. Archiwum obrazowe i system bloku operacyjnego przypiszcie wprost do OPK komórki, a systemy badawcze do OPK z kodem funkcji 520. Przy KPO dat końca wsparcia jest tyle, ilu wykonawców.

Sieć szpitali

Porównajcie jedną instalację dla grupy z osobnymi: wdrożenie, integracje i wyjście przy osobnych płaci się tyle razy, ile jest szpitali. Warunki dla kolejnego szpitala, dostęp do interfejsów i stawkę za połączenie negocjujcie raz dla grupy, a sprawdźcie, czy licencja lekarza dyżurującego w dwóch szpitalach liczy się raz. Jedna tabela trzech koszyków i jeden kalendarz umów oraz trwałości dotacji powinny powstać przed ujednoliceniem systemów, bo konsolidacja w okresie trwałości KPO może dotknąć obu przesłanek naruszenia. Centralny dział IT spółki można rozliczać w dwóch krokach, najpierw na szpitale, potem na ich OPK, bo rozporządzenie o standardzie rachunku kosztów pozwala prowadzić alokację w podetapach (§ 4 ust. 2), a w grupie odrębnych spółek według umowy wewnątrz grupy. Wybór między jednym systemem a kilkoma opisuje rozdział Sieć szpitali na jednym systemie czy na kilku, a wspólne postępowanie rozdział o wspólnym zakupie.

Typowe błędy

Pierwsza faktura zamiast pięciu lat. Niska licencja z wysokim utrzymaniem i abonament wygrywają w roku pierwszym, a przegrywają w piątym.

Integracje poza rachunkiem. Połączenie z laboratorium płacone dwa razy i liczone raz, zapis o „możliwości integracji” bez ceny, koszt po stronie systemu szpitalnego dopłacany aneksem.

Utrzymanie bez zakresu. Jedno zdanie w umowie, płacone w okresie gwarancji za to samo i nigdy nierozliczone z raportu zgłoszeń, a zmiany przepisów okazują się płatnym rozwojem.

Licencja dla dzisiejszej placówki: cena jednostki zamiast kosztu całości, brak definicji jednostki i scenariusza zmniejszenia, konta zablokowane w fakturze.

Kwoty netto w placówce bez odliczenia VAT i leasing „w koszty” w gabinecie na ryczałcie.

Dotacja bez planu utrzymania: oferty porównane bez opłat do końca trwałości, konfiguracja wliczona w grant, sprzęt z projektu zlikwidowany bez notatki.

Cięcie kopii i umowy serwisowej, bo „działa”, zmiany wymuszone prawem schowane w rozwoju i odnowienia bez daty wygaśnięcia.

Koszt IT w kosztach zarządu, dzielony kluczem z nieprzejrzanej listy kont.

Koszt wyjścia liczony dopiero przy zmianie systemu, gdy warunki wydania danych dyktuje ten, kto je trzyma.

Od czego zacząć w tym tygodniu

1. Zapiszcie datę końca obecnej umowy, termin wypowiedzenia i to, co obejmuje opłata za utrzymanie.
2. Poproście dostawcę o zestawienie zgłoszeń, czasów naprawy i godzin za ostatnie dwanaście miesięcy.
3. Spiszcie integracje z rocznym kosztem po obu stronach.
4. Porównajcie konta w systemie z listą osób, które dziś u was pracują.
5. Ustalcie z księgową, czy VAT jest dla was kosztem i jaka jest forma opodatkowania.
6. Wskażcie jedno miejsce wystawiania faktur dla firm od 1 stycznia 2027 i osobę, która codziennie sprawdza faktury bez numeru KSeF.
7. Wpiszcie do kalendarza zarządu datę końca trwałości dotacji i daty wygaśnięcia umów wsparcia.
8. Zmierzcie stoperem najczęstszą czynność personelu w obecnym systemie.

Z tymi danymi wypełnicie Kalkulator kosztu systemu na 5 lat z jednostronicową instrukcją. Zbiera koszty w dziesięciu grupach z tego poradnika, liczy pięć lat z waloryzacją i porównuje dwie oferty na tych samych zasadach. Cen rynkowych nie zawiera: kwoty wpisujecie sami, a przy każdej zapisujecie w kolumnie „Źródło kwoty”, skąd pochodzi, żeby dało się ją obronić przed zarządem i poprawić za rok. W arkuszu porównania patrzcie, która grupa tworzy różnicę; jeśli czas personelu waży więcej niż licencje, decyduje codzienna praca w systemie. Brakujące pozycje uzupełnią Pytania do dostawcy oprogramowania medycznego i Lista kontrolna umowy z dostawcą.

Od 2008 roku widziałem wiele porównań ofert w przychodniach i szpitalach; najdroższe okazywały się pozycje, o które nikt nie zapytał przed podpisaniem umowy.

Ile kosztuje was dziś utrzymanie systemu, który macie, i ile kosztowałoby wyjście z niego?